Излизането на новото, пето издание на Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) е важен момент за професионалистите, ангажирани в сферата на управление на проекти. За основните промени в PMBOK 5, тяхното значение за организациите и ефекта им върху обучението и сертификационния изпит за Project Management Professional (PMP®), потърсихме мнението на Гинка Илиева – професионалист с дългогодишен опит в управление на проекти, сертифициран PMP® и инструктор в New Horizons Bulgaria.

Какво трябва да знаем за промените в PMBOK® Guide 5th Edition?

Ръководството PMBOK® Guide – десет процеса по-късно и десета по ред Oбласт на знания, са вече факт в петата версия на стандарта през януари тази година. С първото си издание на Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) през 1996 г., Институтът за управление на проекти (Project Management Institute) беше дефинирал 37 процеса, организирани в 9 Области на знания (Knowledge Areas). В началото на тази година, вече петата актуализация, представя 47 процеса за управление на проекти, класифицирани в 10 Области на знания. Освен на пръв поглед най-голямата промяна, а именно обособяването на нова Област на знания – наречена “Управление на заинтересованите страни” (Project Stakeholder Management), oсновните цели, в които бяха съсредоточени промените, са в посока хармонизация и реорганизация на PMBOK®. Ето и някои подробности за наложените промени, в подкрепа на главните цели, които си бяха поставили екипът от експерти от PMI и стотиците доброволци, взели участие в проекта “ PMBOK® Guide, ver. 5”:

Хармонизация:

• Четири нови процеса в Групата процеси за планиране – Планиране на обхвата, на времето, на разходите и управление на Заинтересованите страни (Plan Scope, Time, Cost and Stakeholders Management). С тази промяна вече всяка една от десетте Области на знания има съответстващ процес в Групата от процеси за планиране. В интерес на истината, по-голямата част от тези процеси не са нови, но сега те са обособени като отделни процеси, с ясно дефинирани входни данни, инструменти, техники и краен резултат.

• Консистентност на терминологията и понятията – в това издание бяха положени целенасочени усилия да бъдат уеднаквени използваните понятия и терминология между всички стандарти, касаещи Управлението на проекти, програми и портфолио от проекти – а именно Project, Program and Portfolio Management Guides. PMI си постави за цел и създаде Lexicon of Project Management, където могат да се намерят 145 от най-основополагащите понятия, използвани от ППП мениджърите (Проекти, Програми и Портфолио). Както всички други стандарти на PMI, също и Лексиконът с термини е динамичен и ще бъде усъвършенстван и допълван с течение на времето.

Реорганизация:

• До голяма степен създаването на десетата Област на знания “Управление на заинтересованите страни” представлява реорганизация и обръщане на специално внимание на тази важна област. В нея намираме четири процеса, два от които бяха в областта Communications Management. Успешното и ефективно управление на Заинтересованите страни в проектите ни, не се обуславя единствено от управлението на комуникацията ни с тях. Проследявайки изменението на процеса Manage Stakeholder Expectations в Manage Stakeholder Engagement, само по себе си показва посоката, в която PMI фокусира нуждата от специално внимание на Заинтересованите страни в проектите ни и необходимостта от доста по-активната им роля.

• Създаването на процес за планиране към всяка една от Областите на знания по същество представлява логическа реорганизация и по-ясно дефиниране на някои процеси, в резултат на които изграждаме цялостния План за управление на проекта. Понятието Project Management Plan и неговите прилежащи (subsidiary) планове, като съставляващи гo части, бяха споменати в глава Intregration Management, но част от тях не бяха конкретно дефинирани в обособен процес и резултати.

По какъв начин се актуализира съдържанието на PMBOK®?

Тази “библия” на професионалистите, занимаващи се с управление на проекти, претърпява промени на приблизително четиригодишен цикъл. Стандартът за управление на проекти, както и всички други стандарти на PMI, са динамични и претърпяват непрекъснат процес на подобрение и еволюция. PMI поощрява и разчита на възможно най-голямо участие на експерти и професионалисти в областта, предоставяйки им възможност да вземат пряко участие в редакциите. Такива са например:

• Участие в Стандартни работни сесии – това са целенасочени дискусионни сесии, с предварително зададена тема на дискусия, организирани като част от глобалните конференции на PMI (PMI’s North America and EMEA global congresses)

• Отворени чернови – или т.нар. PMI’s Exposure Drafts. По този начин работната версия на PMBOK® в процес на разработка се предоставя за преглед и коментари на група от доброволци. На практика всеки би могъл да подаде кандидатура като участник в редакцията и обновяването на PMBOK® в желана от него експертна област. По този начин се постига консенсус между стотиците заинтересовани страни, ползващи Стандартите на PMI.

Взимайки участие по някой от достъпните начини за принос към PMBOK®, PMI, разбира се, награждава допринеслите и с PDUs.

Какво е значението на промените в PMBOK® Guide за организациите?

Накратко – зависи от организицията. За която и да е версия на PMBOK® да говорим, тя никога няма да задоволи желанията на всички. Това, което изглежда напълно ефективно и работещо за една организация, може да не е в помощ или дори да няма принос за друга. Така че, независимо от организацията на съдържанието в PMBOK® Guide, зависи от начина, по който конкретната организация или личност изгради и приспособи работните си процеси за собствените си нужди. Все пак да не забравяме, че PMBOK® e Ръководство (Guide), което дава основополагащи насоки и наложили се в дългогодишната практика правила за Управление на проекти. Как ще бъдe използвана и приложена информацията зависи от много фактори, например опит, разбиране на стандарта, култура и зрялост на организацията и пр.

* * *
Продължение: PMBOK® Guide 5th Edition: Как ще ме засегнат промените?

Във втората част на статията за промените в PMBOK® 5 ще говорим за:
– Какви промени да очакваме в подготовката за PMP® сертификация?
– Как промените в PMBOK® 5 засягат ръководителите на проекти, които планират PMP® сертификация?

Гинка Илиева е сертифициран Project Management Professional® (PMI), с над 13 години опит в областта на управлението на проекти, десет от които в Мобилтел. Ръководила е и е участвала в над 20 проекта на международно и местно ниво, а от няколко години има опит и в предоставянето на обучения за управление на проекти и екипи. Повече от 15 години е заемала позиции на експертно и ръководно ниво в сферите на банковото и застрахователно дело, разработка на софтуер, телекомуникации и информационни технологии.

Гинка Илиева е водещ на обучения за управление на проекти в учебен център New Horizons Bulgaria (Project Management Professional, Project Management Fundamentals, др.)

Следващият курс Project Management Professional в New Horizons започва на 18 февруари 2013 г. Повече информация можете да получите на тел.: 024210040 или email: office@newhorizons.bg.

* CAPM®, PMBOK®, PMI®, PMP® са регистрирани търговски марки на Project Management Institute, Inc.