Как да сложим автоматично попълващи се полета в Microsoft Word 2010/2007?

Следващите съвети са подходящи при работа с документи, при които, при едно и също съдържание, често се попълват полета с различна информация, някои от които се повтарят в документа. Има два примера, които могат да бъдат дадени в случая:

1. Благодарствено писмо със стандартен текст, което трябва да се изпрати до 100 души. Искаме документът да е със стандартния текст, но да се променят някои елементи – имената, компанията и поводът за благодарност, които заемат три отделни полета. В такъв случай се използва функцията mail merge, при която може автоматично да се изпратят и/или разпечатат 100-те писма.
2. Договор за наем, който даден търговец попълва всеки ден по няколко пъти с различни данни за различни клиенти. В договора на няколко места има датата на попълване, името на клиента, данните за клиента и др. Автоматизацията, която можем да приложим в случая и която да пести време, е при попълване на едно от полетата, всички други, които съдържат същата информация да се самопопълнят.

Използва се следната техника:

1. Това, което ни трябва, се нарича text form field и по подразбиране не се намира в менютата на Word, а трябва да бъде добавено. Можем да го направим по два начина: да го добавим в Quick Access Toolbar или да активираме допълнителното меню Developer (tab), в който бутонът text form fieldе наличен.
   1. Добавяне в Quick Access Toolbar: От падащото меню точно до самия toolbar има команда More Commands

      

      Следващата задача е да се промени опцията в падащото меню от Popular Commands на All Commands, да се намери в списъка text form field и да се добави с бутона Add.

      

   2. От същия прозорец се добавя и Developer tab. За да се стигне до тази възможност, трябва в най-ляво да се промени изгледа на прозореца на Customize Ribbon вместо Quick Access Toolbar и да се активира отметката пред Developer вдясно.

      

2. След като вече бутонът е достъпен, той се използва върху полетата, които искаме да отбележим. Избираме частта от текста, която представлява първото от повтарящите се полета, и натискаме новия бутон.
3. На мястото на текста се появява сиво поле, което с двоен клик отваряме.
4. В прозореца, който се отваря, има няколко полета:
   1. Type: Задаваме типа на полето – текстово, числово, дата и т.н. Избираме вида на данните, които ще се попълват, или го оставяме на text. Ако изберем друга опция, това ще ограничава попълващия до определен формат;
   2. Default text: Попълва се текстът, който ще се вижда на мястото на празната сива област. Ако в полето ще се попълва дата във формат: MMMM, YYYY, е препоръчително да поставим в това поле този текст, за да ориентираме попълващия за изискването ни;
   3. Maximum Length: Ограничава дължината на това, което се попълва в полето;
   4. Text format: От това падащо меню можем да ограничим попълването до определен формат на данните вътре;
   5. Bookmark: Добре е да попълним име, което да ни подсеща за информацията в това поле. При задаване на името на тази Bookmark, нямаме право да започва с число или да има разстояние (space) между думите;
   6. Задължително активираме отметката Calculate on exit!
5. Следваща стъпка е да се намерят полетата, които съдържат същата информация. В примера ни това е датата. Избираме полето с мишката и отиваме на Insert => Cross-reference. От първото падащо меню избираме името, което на предната стъпка сме дали на предходното поле. Натискаме Insert, за да се вмъкне в текста.
6. По този начин подготвяме всички полета – първото с text form field и всички следващи с cross-reference. Не забравяйте да запазвате документа, докато работите. 🙂
7. След като подготвим всички необходими полета, трябва да направим така, че полетата да могат да се попълват. За целта отиваме в Review tab => Restrict Editing => 2. Editing Restrictions => allow only this type of editing in the document => Filling in forms => Yes, start enforcing protection.
8. На тази стъпка можем да сложим парола на документа или да не слагаме и просто да натиснем OK. В случай че не сложим парола, всеки може да отключи файла и да прави редакции по него, като изключи по обратния път Restrict editing.
9. Сега, след като документът е заключен, отиваме в първото поле за попълване, попълваме датата и натискаме tab от клавиатурата. Можете да видите, че всяко следващо поле, което съдържа датата и има поставена cross-reference се попълва автоматично със същата информация. 🙂

П.П. Къде се намира text form field в различните версии на Word:
Word 2010: Добавя се по описаните в статията начини: Customize Quick Access Toolbar или от менюто File от Word Options се добавя Developer tab.
Word 2007: Добавя се по описаните в статията начини, като единствената разлика е, че Word Options се намира в Office Button, вместо в менюто File (такова няма).
Word 2003: От менюто Tools=>Customize..=>Commands=>Forms=>(Edit Box). За да се добави, трябва да се сложи към някой Toolbar от бутона Rearrange Commands, избира се Toolbar от радиобутона и се добавя с бутона Add по същия път.