Как да въвеждаме данни от падащ списък (ComboBox) в таблица на Microsoft Access?
Стефан Георгиев, тренинг мениджър.
Въвеждането на данни от предварително създаден списък в Access би довело до намаляване на грешките от правопис, оптимизиране на работния процес и повишаване на работоспособността.
Microsoft Access притежава вграден съветник (wizard), с чиято помощ можем да създадем падащ списък за въвеждане на данни.
За демонстрация ще използвам следния пример. В една база съм създал таблицата tblProducts. В нея ще записвам продуктите, като всеки продукт ще има определена категория.
За да създам поле Category, чиито стойности да се избират от падащ списък, е необходимо да премина в дизайн режим на таблицата. Това може да стане чрез натискане на десния бутон на мишката върху името на таблицата в списъка с таблици и от появилото се контекстно меню да се избере Design View.
В дизайн режим добавяме ново поле Category, като в колоната Data Type от падащия списък избираме най-долната опция Lookup Wizard…
Появява се първият екран на съветника, в който избираме втората опция – I will type in the values that I want.
След натискане на бутона Next се извежда следният прозорец:
В него въвеждаме списъка от стойности, който искаме да се показва като падащ списък в полето Category. Ако искаме, можем да включим в списък не една, а няколко колони, като за целта в полето на текущия прозорец от съветника Number of columns въведем броя колони, след което в таблицата по-долу попълним стойностите.
Последната стъпка ни дава възможност да променим името на полето в таблицата tblProducts или да го оставим по подразбиране.
Запазвате и затваряте таблицата tblProducts. При последващо отваряне ще имаме в таблицата новата колона Category с вграден падащ списък от стойности, които да избираме с мишката.
За любителите на бързи клавиши и работа с клавиатура бих препоръчал клавиша F4, който отваря списъка, след което със стрелките от клавиатурата може да се избере съответна стойност.
Съществува и втори начин за създаване на падащ списък, като този списък се генерира динамично от стойности, намиращи се в поле на друга таблица. Т.е. ако решите да промените или допълните този списък, ще ви е необходимо единствено да си отворите таблицата и да коригирате или добавите стойност. Прочетете продължението на статията.
____________________________________________
Стефан Георгиев е тренинг мениджър и инструктор в учебен център Ню Хърайзънс.
Сертифициран е като: IBM Certified Instructor, IBM Certified Application Developer, IBM Certified Administrator, IBM Certified Specialist xSeries, IBM PSS, MCTS: SQL Server 2008, Microsoft Office Specialist: Microsoft Access
Виж профила на Стефан Георгиев
Виж публикации от Стефан Георгиев
За да получите повече информация за курсовете по Microsoft Access, свържете се с нас.