Как да въвеждаме данни от падащ списък в Microsoft Access? (Продължение)
Стефан Георгиев, тренинг мениджър.
В предишна статия описах начина, по който се създава падащ списък за въвеждане на стойности в поле от таблица. Този начин има едно неудобство – списъкът от стойности се въвежда по време на работата със съветник (wizard). Неудобството се изразява в това, че ако някой реши да разшири списъка от стойности, то ще му е необходимо задължително да разбира от дизайн на таблица в Microsoft Access, защото разширяването на списъка става в дизайн режим на таблицата.
Съществува и втори начин за създаване на падащ списък, като този списък се генерира динамично от стойности, намиращи се в поле на друга таблица. Т.е. ако решите да промените или допълните този списък, ще ви е необходимо единствено да си отворите таблицата и да коригирате или добавите стойност.
За да дам един пример, ще използвам две таблици. В едната ще попълвам информация за клиенти от различни градове, а във втората ще поддържам списък с градовете на клиентите, който периодично ще допълвам според клиентите. От таблицата с градовете ще се захранва падащият списък за попълване на поле за град, при въвеждане на запис за определен клиент.
Така че най-напред трябва да се създаде и попълни таблицата с градовете.
В таблицата с клиенти, в която ще създам поле за падащ списък, предварително са създадени поле за уникален идентификатор (ID) и поле за име на клиент.
За попълване на град за клиента ще създам поле с име CityName, за което в колоната Data Type ще избера Lookup Wizard…
Което ще стартира съветника за създаване на падащ списък.
От появилия се прозорец се избира първата опция за създаване на списък, чиито стойности се намират в таблица. Появява се списък за избор на таблица, от който избираме таблицата, съдържаща списъка с градове City.
След натискане на бутона Next съветникът ни пита от кое поле бихме желали да се показват стойностите в нашия падащ списък.
Избирам CityName. По принцип в списъка може да се показват и повече от едно полета. На следващия екран от съветника се уточнява начинът на сортиране на списъка.
След натискане на Next се визуализира съдържанието на списъка.
Обърнете внимание на отметката над списъка Hide key column. Ако я изключите, получавате следния резултат:
Това подсказва, че в таблицата, съдържаща падащия списък (Client), стойностите запазвани в това поле, ще са тези, които са в ключовата колона (CID). И само при визуализирането на екран те ще се заместват от стойностите на колоната, която избрахме в стъпките по горе. Все пак аз ще включа отметката Hide key column, иначе при отваряне на падащия списък ще се вижда и тя. След натискане на бутона Next се стига до последната стъпка, където може да се зададе име на полето, което създава този съветник (Lookup Wizard…)
След запазване структурата на таблицата и отварянето и в нормален режим се вижда новото поле падащ списък с градове, въведени в таблицата City.
____________________________________________
Стефан Георгиев е тренинг мениджър и инструктор в учебен център Ню Хърайзънс.
Сертифициран е като: IBM Certified Instructor, IBM Certified Application Developer, IBM Certified Administrator, IBM Certified Specialist xSeries, IBM PSS, MCTS: SQL Server 2008, Microsoft Office Specialist: Microsoft Access
Виж профила на Стефан Георгиев
Виж публикации от Стефан Георгиев
За да получите повече информация за курсовете по Microsoft Access, свържете се с нас.