7 ключови умения за управление на личните знания
Всеки от нас се сблъсква в ежедневието си с купища проблеми за решаване. Затова е необходимо да боравим с всевъзможни техники за структуриране и обмен на информация. А и все пак живеем в информационно общество, в което имаме достъп до огромни количества информация и възможности за комуникация с много хора по целия свят.
Въпреки че по-голямата част от тази информация е цифрова, доста от нас все още използват предимно традиционните аналогови техники – to do лист, бележки, адресни книги, календари и т.н. И макар че все по-често се използва електронната поща като начин за комуникация, огромна част от информацията остава неструктурирана.
Управлението на личните знания е множество от процеси, които използваме за събиране, класифициране, съхранение, търсене, възстановяване и споделяне на знание в ежедневните си активности и начинът, по който тези процеси подпомагат професионалната ни дейност. В действителност личното управление на знания трябва да се разглежда като съвкупност, включваща следните 7 умения, необходими за решаването на даден проблем. Това са умения, които ще бъдат необходими за успешна работа със знанието и информацията в XXI-ви век.
- Намиране на информация
В основата му се включва всичко от нискотехнологични умения като задаване на въпроси и слушане, за да се достигне до по-сложни умения за търсене на информация, използвайки различни източници – напр. интернет търсачки (пр. Google, Bing), електронни бази данни на библиотеки, както и релационни бази данни. Важна част от ефективното упражняване на това умение са концепциите за разширяване и стесняване на търсенето, както и практики за повторно търсене. - Оценка на информацията – подбиране на най-релевантната информация.
Тук се включва не само оценката за качество на информацията, но и за определяне на връзката с текущия въпрос или проблем. За съжаление все повече разчитаме на реализираните компютърните механизми за оценка, но не бива да забравяме, че към настоящия момент – на ежедневно нарастване на информацията – търсачките работят с груб оценител на информацията, което може допълнително да затрудни правилния избор и прави това умение от огромно значение. На тази стъпка както може да се събере излишна информация, така може и да се изпусне важна такава, което със сигурност би променило по-нататъшното решение на конкретния проблем. - Организиране на информацията – планиране и подреждане
Тук се налага използването на различни инструменти, за да се направят необходимите връзки между елементите на информацията. В работна среда ние си служим с папки, шкафове и други механизми за организиране на информацията. За сравнение, във високотехнологичните среди се налага да прибегнем до електронни файлове и папки, релационни бази данни и уеб страници. Ефективните организационни принципи трябва да са в основата на ефективното изпълнение за организиране на информацията, независимо от средата на информацията. - Анализиране на информацията
В това умение се включва предизвикателството за разбиране на информацията. Неделима част от анализа на информацията са разработването и прилагането на модели, често количествени, за „извличане“ взаимоотношенията между данните. Инструменти като електронни таблици и статистически софтуер имат за цел да осигурят анализа на информацията, но човешкият фактор остава от основно значение при формулирането на моделите, включени в този софтуер. - Представяне на знанието
Най-важният аспект при поднасянето на информация е поставянето на централно място на публиката, независимо дали чрез презентация, уеб сайт или текст и се основава на принципа на „сдъвкване“ на информацията, за да се даде възможност на аудиторията да разбере, запомни и да се свърже с конкретния проблем. Например, използваните уеб стилове при дизайна на уеб сайт, са начин за осигуряване на по-добра използваемост и прегледност на конкретното съдържание. - Опазване на информацията
Макар и защитата на информацията да е малко по-различно умение, отколкото останалите, то е не по-малко значимо. Опазването включва разработването и прилагането на практики, които гарантират поверителността, качеството и реалното съществуване на информацията. Физическата сигурност, защита с парола, архивиране, създаване на резервно копие и използване на криптиране са само част от начините за спазване на конфиденциалност и са важен фактор за ефективното прилагане на това умение. - Сътрудничество около знанието
Все повече инструменти в сферата на информационните технологии се предоставят в подкрепа на съвместната работа с информация. За да може човек да използва ефективно тази технология се изисква не само разбиране как се използват тези инструменти, но и разбиране на основополагащите принципи на ефективната съвместна работа. Комуникацията чрез електронна поща е илюстрация за ефективна употреба на това умение.
Всяка една изпусната стъпка от горния модел може да доведе непълноценно усвояване на знанията, т.е. до неуспех. Важен фактор за постигането на успех – това е мотивацията и стремежът за постигане на успех.
С няколко думи можем да кажем, че управлението на личните знания, това е рамка, проектирана от всеки един от нас за собствена употреба. Тя включва умения, които излизат извън компетентността ни и обхваща лични навици и предпочитания повече от всяка друга предварително дефинирана и стандартизирана дейност, насочена към организиране на информацията.