Запазване на форматирането на числа от Excel в Word при Mail Merge

Когато се използва Mail Merge в Microsoft Word и като източник се ползва файл от Microsoft Excel, се получава така, че форматът на числата не се запазва. Има два начина, по които да се предотврати това.

Ето пример, при който данните, които ще се прехвърлят в Word, са: текст, процент и число, което трябва да е закръглено до втория символ:

При изпращане на писмата, тези стойности ще изглеждат по следния начин:

Има две възможни решения:

1. Да се отвори таблицата през DDE (dynamic data exchange): За да е възможно да зададете отварянето на файла „via DDE”, е необходимо да се активира следната отметка в Advanced Options на Word:
   
   След включването на тази опция, Word ще иска потвърждение за вида на обмена на данни.
   Избирате отново списък с данни и натискате Open (нищо ново дотук):
   
   Ако посочената по-горе отметка не е активирана, Word ни показва данните, от които се избира за осъществяването на mail merge. С активирането на отметката се добавя още една стъпка от процеса, в която се отваря следният прозорец:
   
   Поставя се отметката пред Select All и се избира формат MS Excel Worksheets via DDE (*.xls). Избраният Excel файл се отваря автоматично, а данните в Word вече добиват следния вид:
   
2. Модифициране на кода на полето в Word:
   Ако си падате по програмирането повече и по Custom Number Format в Excel, можете да използвате и следния подход.
   Задавате за източник в Word файла с посочената по подразбиране връзка на трансфер на данни, при което процентите и числата отново добиват неформатиран вид:
   
   Избирате с десен бутон опцията Toggle Field Codes (клавишната комбинация е Shift+F9):
   
   И така попадате в кода на полето, което ще съдържа името на полето (Mergefield) и името на заглавието от екселската таблица (Training_Score1):
   
   За полето, което искаме да бъде форматирано като число до втория символ, се добавя т.нар. switch, който „превключва“ форматирането. В кода, след името на полето трябва да се добави желаното форматиране след символа, който стартира switch-a: \
   { MERGEFIELD Training_Score2 \#0.00 }
   Така числовото поле се показва закръглено до втория знак:
   
   Със закръгляването на процента може да се подходи по същия начин, но тогава процентът ще се показва като 0.92% вместо 91.88%, тъй като числото, което се намира в Excel като процент, е между 0 и 1 от гледна точка на Word. Така при добавяне на този код в полето с процент, просто се добавя символ за процент, но числото не се трансформира в процент.
   За да се визуализира полето като процент, трябва то да се умножи по 100 и след това да се добави същият код като този, който се използва за число (кодът по-горе):
   
   Ако къдравите скоби се напишат от клавиатурата, Word не ги разпознава като символ, който огражда поле, и дава грешка Syntax Error }. Затова може да се копират скобите от самото поле и да се поставят вътре в него, за да се използва същият символ.

Идея за статията: Стоян Ангелов

Илияна Димитрова е инструктор в учебен център New Horizons Bulgaria. Тя провежда курсове за начинаещи и напреднали за Microsoft Office Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Adobe Photoshop и др.

Други публикации от Илияна Димитрова