Как да изпращаме писма с коледен темплейт в Outlook?
Празниците са на прага и, ако вече сме украсили офиса, може би е време да внесем малко празнично настроение и в служебната кореспонденция.
В сайта на Microsoft Office можем да намерим интересни готови дизайни на Outlook писма за различни поводи, сред които покана за новогодишно парти и ваучер за подарък.
Ако предпочитаме да създадем наш собствен празничен темплейт, можем да зададем различни шрифтове за основния текст и заглавията, да добавим коледна картинка в подписа или фон на целия имейл.
Картинка в подписа си можем да сложим, като поставим курсора на желаното място в имейла, отидем в менюто Insert, Picture и изберем картинка от компютъра си, която предварително сме подготвили.
За да зададем фон на целия имейл, отиваме в меню Options в новия имейл и избираме Page Color. Оттук можем да зададем едноцветен фон на писмото или чрез Page Color -> Fill Effects -> Picture да качим картинка, която да служи за фон.
Има три начина да запазим писмото като темплейт и лесно да го изпращаме на различни получатели.
Първи вариант:
- Когато приключим с форматирането на писмото и сме доволни от крайния резултат, запазваме писмото като чернова в папката Draft. Запазването става като просто натиснем бутона Save от иконката в горния ляв ъгъл на писмото или от менюто File в самия имейл и командата Save.
- Когато искаме да изпратим писмото, щракаме върху черновата, която искаме да използваме в папка Drafts, и натискаме бутона Forward от менюто Home на Outlook. Препращайки го по този начин, не се появява текстът, който обикновено виждаме, когато препращаме писмо – заглавието на писмото, от кого и до кого е изпратено и датата, тъй като това е чернова.
Втори вариант:
- Запазваме писмото като Outlook Template на удобно за достъп място, като Desktop-а или Documents Library папката. Запазваме го от менюто File на самото писмо, Save As... и избираме опция Outlook Template:
- Писмото се отваря с двоен клик от папката, в която сме го запазили.
Трети вариант:
- Запазваме писмото като темплейт. Отново от File менюто на писмото, а не на Outlook, избираме Save As… и от падащото меню Save as type: избираме Outlook Template:
- Запазваме темплейта с избрано от нас име в папката, която по подразбиране предлага Outlook:
- Важно е писмото да се запази в папката, която се предлага по подразбиране:
- Когато искаме да използваме отново темплейта, от менюто Home избираме New Item = > More Items => Choose Form:
- В отворилия се прозорец избираме: Use Templates in File System и след това името на темплейта, който искаме да ползваме:
- Писмото-темплейт се отваря готово за редакция и изпращане:
Сега, когато имате празничния си темплейт, можете автоматично да разпратите персонализирано съобщение до различни потребители, чрез една изключително полезна функцията на Word. Ако не се досещате коя е, или не знаете как да я използвате, заповядайте на курс за Microsoft Word в New Horizons. 🙂 Освен нея ще научите още много тънкости и хитрини, за които дори не сте подозирали, че съществуват.
Илияна Димитрова е инструктор в учебен център New Horizons Bulgaria. Тя провежда курсове за начинаещи и напреднали за Microsoft Office Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Adobe Photoshop и др.