Грешно въведени дати в Excel? Има и лесно решение!

Голяма част от данните, които въвеждаме и обработваме в Microsoft Excel, са обвързани с конкретни дати. Често обобщенията, които искаме да получим, са по дни, месеци, тримесечия, години или най-общо казано – времеви период. В Excel могат да бъдат открити много инструменти и функции, които улесняват тази обработка. Всички те обаче изискват правилно въведени дати. Ако нашите не са такива, то функционалността за по-бърза и лесна  обработка за периоди при Обобщени таблици (Pivot Tables), филтър (Filter) и много други инструменти, ще бъде неизползваема. Поради тази причина, често получавам следните въпроси от моите курсисти:

“Как да разбера дали датите са въведени правилно?”

–        Excel подравнява автоматично всички дати в дясната част на клетката. В такъв случай, ако вашата дата е подравнена в дясната част на клетката и не е задавано ръчно подравняване вдясно (т.е. не е използван бутонът Align Text Right Align Text Right button), то това означава, че е въведена коректно.

“Как да разбера кой е правилният формат за въвеждане на дата?”

–        Клавишната комбинация Ctrl + ;  изписва текущата дата спрямо компютъра в клетката, в която сте стъпили. Освен, че спестява време за въвеждане, тя показва кой е форматът на дата, който Excel очаква.

“Ако трябва да обработвам вече грешно въведени дати, има ли начин бързо да ги поправя в правилния формат или това трябва да стане ръчно, една по една?”
[excel]?
–        Отговорът на този въпрос много зависи от това как са въведени датите. Един от начините е чрез комбинация от текстовите функции Left, Right, Mid, Concatenate и други. Друг начин е чрез инструмента Text to Columns, а така също понякога е достатъчно да използваме само Replace. Често хората мислят, че ако приложат формат за дата (Format Cells -> Date), всичко ще се оправи. Това обаче не е така.

Пример:

Нека да разгледаме данните в таблицата от картинката по-долу. В първата колона имаме дати. Обърнете внимание, че те са подравнени в лявата част  на клетките и бутонът Align Text Left не е използван. Следователно, Excel възприема тези данни като текст, а не като дати. Причината е, че моят компютър очаква дати във формат, различен от този, в който са въведени.

Както вече споменах по-горе, има различни начини да поправим това. Ще разгледам само един от тях, който малко хора знаят и използват, а за мен лично е един от най-бързите, лесни и ефективни методи, работещ почти във всяка ситуация. За целта ще използвам инструмента Text to Columns.

  1. Маркираме колона А, колоната с грешно въведените дати.
  2. От таб Data, избирaме Text to Columns.

Text to columns

3. Натискаме бутона Next, като оставаме подразбиращата опция Delimited

Excel Wizard

4. Избираме Next, като отново оставаме подразбиращите настройки.

5. В третата и последна стъпка от съветника, поставяме радиобутона пред опцията Date. Тук е важно да изберете от падащото меню последователността, в която са денят, месецът и годината във вашите грешно въведени дати. В моя пример те са Ден.Месец.Година и затова избирам MDY. Няма значение кой е разделителят, Excel сам ще го коригира.

6. След като натиснем Finish, виждаме, че датите вече са подравнени вдясно и са във формата, който нашият компютър очаква. (При мен това е mm/dd/yyyy)

🙂 За да направим едно бързо сравнение, ето по този начин изглежда формулата, ако трябваше да постигна същия ефект с текстови функции:

______________________________________________
Liliya NikolovaЛилия Николова е Microsoft и Cisco консултант в учебния център на Ню Хърайзънс България и инструктор с богат преподавателски опит. Тя е сертифициран Microsoft Office Specialist Master (MOS Master) и Cisco Certified Network Associate (CCNA).

Виж други публикации от Лилия Николова

Интересувате се от темата? Пишете ни!

Бързо запитване

Вашите имена *

Вашият Email *

Вашето съобщение *

captcha

Подобни публикации

One Comment

Добавете коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *