Грешно въведени дати в Excel? Има и лесно решение!

Голяма част от данните, които въвеждаме и обработваме в Microsoft Excel, са обвързани с конкретни дати. Често обобщенията, които искаме да получим, са по дни, месеци, тримесечия, години или най-общо казано – времеви период. В Excel могат да бъдат открити много инструменти и функции, които улесняват тази обработка. Всички те обаче изискват правилно въведени дати. Ако нашите не са такива, то функционалността за по-бърза и лесна  обработка за периоди при Обобщени таблици (Pivot Tables), филтър (Filter) и много други инструменти, ще бъде неизползваема. Поради тази причина, често получавам следните въпроси от моите курсисти:

“Как да разбера дали датите са въведени правилно?”

–        Excel подравнява автоматично всички дати в дясната част на клетката. В такъв случай, ако вашата дата е подравнена в дясната част на клетката и не е задавано ръчно подравняване вдясно (т.е. не е използван бутонът Align Text Right ), то това означава, че е въведена коректно.

“Как да разбера кой е правилният формат за въвеждане на дата?”

–        Клавишната комбинация   изписва текущата дата спрямо компютъра в клетката, в която сте стъпили. Освен, че спестява време за въвеждане, тя показва кой е форматът на дата, който Excel очаква.

“Ако трябва да обработвам вече грешно въведени дати, има ли начин бързо да ги поправя в правилния формат или това трябва да стане ръчно, една по една?”
[excel]?
–        Отговорът на този въпрос много зависи от това как са въведени датите. Един от начините е чрез комбинация от текстовите функции Left, Right, Mid, Concatenate и други. Друг начин е чрез инструмента Text to Columns, а така също понякога е достатъчно да използваме само Replace. Често хората мислят, че ако приложат формат за дата (Format Cells -> Date), всичко ще се оправи. Това обаче не е така.

Пример:

Нека да разгледаме данните в таблицата от картинката по-долу. В първата колона имаме дати. Обърнете внимание, че те са подравнени в лявата част  на клетките и бутонът Align Text Left не е използван. Следователно, Excel възприема тези данни като текст, а не като дати. Причината е, че моят компютър очаква дати във формат, различен от този, в който са въведени.

Както вече споменах по-горе, има различни начини да поправим това. Ще разгледам само един от тях, който малко хора знаят и използват, а за мен лично е един от най-бързите, лесни и ефективни методи, работещ почти във всяка ситуация. За целта ще използвам инструмента Text to Columns.

1. Маркираме колона А, колоната с грешно въведените дати.
2. От таб Data, избирaме Text to Columns.

3. Натискаме бутона Next, като оставаме подразбиращата опция Delimited

4. Избираме Next, като отново оставаме подразбиращите настройки.

5. В третата и последна стъпка от съветника, поставяме радиобутона пред опцията Date. Тук е важно да изберете от падащото меню последователността, в която са денят, месецът и годината във вашите грешно въведени дати. В моя пример те са Ден.Месец.Година и затова избирам MDY. Няма значение кой е разделителят, Excel сам ще го коригира.

6. След като натиснем Finish, виждаме, че датите вече са подравнени вдясно и са във формата, който нашият компютър очаква. (При мен това е mm/dd/yyyy)

🙂 За да направим едно бързо сравнение, ето по този начин изглежда формулата, ако трябваше да постигна същия ефект с текстови функции:

______________________________________________
Лилия Николова е Microsoft и Cisco консултант в учебния център на Ню Хърайзънс България и инструктор с богат преподавателски опит. Тя е сертифициран Microsoft Office Specialist Master (MOS Master) и Cisco Certified Network Associate (CCNA).

Виж други публикации от Лилия Николова