Word за напреднали – създаване на таблица със съдържание

Лилия Николова – MOS Master, MCT, CCNA.

Много често, когато създаваме документи в Word, за по-лесно навигиране включваме в началото или в края на документа съдържание, сочещо на коя страница може да бъде открита съответна тема. Създаването на такъв списък може да бъде направено ръчно или автоматично. Основният недостатък на ръчното създаване е, че то може да бъде много времеемко.

Другият начин е да използваме функционалността на Microsoft Word –Table of Contents, чрез която автоматично може да се създаде таблица със съдържание. Едно от основните предимства на този инструмент е, че ни дава възможност лесно да поддържаме таблицата със съдържание актуална, в случай че бъдат направени промени в документа или неговото номериране.

Създаването на таблица със съдържание в Microsoft Word е процес от две основни стъпки. Първата е идентифициране на това какво искаме да бъде включено. Втората е форматиране и избор на мястото, на което да бъде вмъкнато това съдържание.

Стъпка 1: Идентифициране на текста, който желаем да бъде включен в съдържанието
Когато създаваме таблица със съдържание, най-често искаме тя да включва списък от заглавията на отделните теми и подтеми, както и на коя страница са разположени. Но как Word разпознава коя дума, израз или изречение да включи? В таблицата със съдържание по подразбиране се включва всеки текст, форматиран със стил Heading 1, Heading 2, Heading 3, или избран от нас чрез диалоговия прозорец Mark Table of Contents Entry.

Форматиране на текст със стил Heading
Стъпете на произволен ред от параграфа, който желаете да бъде включен в таблицата със съдържание, и го форматирайте със стил Heading по следния начин:
          • Word 2003 – От полето Style, намиращо се върху лентата с инструменти Formatting, изберете Heading 1.
          • Word 2007 / 2010 – От групата Styles, намираща се в таб Home, изберете Heading 1.

С това не се изчерпват всички възможни начини за форматиране на текст чрез стил в Word, но би могло да се каже, че е един от най-лесните и бързи такива.

Текстът, форматиран с Heading 1, ще се появява в таблицата със съдържание като главна точка, този форматиран с Heading 2 – като подточка, а с Heading 3 – като подподточка.

Избор на текст, чрез диалоговия прозорец Mark Table of Contents Entry
Форматирайки даден текст със стил Heading, се променя и начинът, по който той изглежда. Ако желаем да включим в съдържанието израз, изречение или параграф, чието форматиране не желаем да бъде променяно, може да използваме диалоговия прозорец Mark Table of Contents Entry.
          1. Маркираме текста, който желаем да бъде включен в съдържанието;
          2. Натискаме клавишната комбинация Alt+Shift+O, в резултат на което се отваря диалоговият прозорец Mark Table of Contents Entry.

3. Изберете таблицата със съдържание(нейният идентификатор), към която желаете да добавите избрания от вас запис, както и нивото, на което желаете той да се появи.

Стъпка 2: Създаване и позициониране на таблицата със съдържание

За да изберем мястото, на което да бъде поставена таблицата със съдържание, е достатъчно да поставим курсора там, където желаем тя да бъде вмъкната.

• Word 2003
          1. Избираме Insert -> Reference -> Index and Tables
          2. Избираме таб Table of Contents

Чрез този прозорец имаме възможността да контролираме дали да бъдат показвани номерата на страниците (Show page numbers) и в случай че ги има, как и къде да бъдат подравнени (Right align page number). Така също може да изберем как да изглежда таблицата със съдържание (Formats) и до кое ниво на текста да бъде включено в него (Show levels).

• Word 2007 / 2010
          1. Избираме  References -> Table of Contents
          2. Избираме една от следните опции:

Automatic Table 1 / 2 – Която и от двете опции да изберете, крайният резултат ще бъде автоматично създадена таблица със съдържание, като единствената разлика е в заглавието (Contents и Table of Contents).

Manual Table – Дава възможност сами, ръчно, да изпишем всяка една от точките и подточките.

Insert Table of Contents – Отваря познатия ни вече от по-старите версии прозорец. Ако желаете да имате повече от една таблица със съдържание, то задължително за създаване на втората трябва да изберете тази опция.

Която и от по-горе изброените опции да изберете, съдържанието се поставя в рамките на едно специално поле, което ни дава възможност за актуализиране на данните в таблицата, в случай че те бъдат променени на по-късен етап. За целта трябва да изберете опцията Update Table.

______________________________________________
Лилия Николова е Microsoft и Cisco консултант в учебния център на Ню Хърайзънс България и инструктор с богат преподавателски опит.
Kъм момента е сертифицирана като: Microsoft Certified Trainer (MCT), Microsoft Office Specialist Master (MOS Master), Cisco Certified Network Associate (CCNA).

Вижте курсовете за Excel 2010/2007/2003 в учебен център Ню Хърайзънс.
Офис 2010 – нови курсове

Интересувате се от темата? Пишете ни!

Бързо запитване

Вашите имена *

Вашият Email *

Вашето съобщение *

captcha

Подобни публикации

6 коментара

Добавете коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *