Персонализирани email писма с Outlook

Малко известно е, че Microsoft Outlook поддържа изпращането на персонализирани email-и, без да е необходимо да инсталирате каквито и да било приставки.

В тази статия ще ви покажем как с няколко лесни стъпки да подготвите електронно писмо, в което да персонализирате името, обръщението, адреса, града, организацията и много други детайли на всеки един контакт.

Стъпка 1 – Избор на контакти

Първата стъпка е да изберете контактите, на които искате да изпратите персонализирано email писмо. Хубаво е предварително да се уверите, че полетата, които ще персонализирате, са налични в информацията за всички избрани контакти (ако ще използвате обръщения като г-н и г-жо, уверете се, че са попълнени навсякъде).

След което натиснете бутона отгоре:

Стъпка 2 – Настройки

Диалоговият прозорец, който се отваря, ви предоставя множество възможности. Препоръчваме да изберете полетата, както е показано по-долу, а на мястото на текста, подчертан в жълто, може да сложите каквото си пожелаете.

След потвърждаване, ще ви се отвори прозорец на Microsoft Word, което не бива да ви плаши, двете програми четат и създават текст и HTML код по един и същи начин и съответно са тясно интегрирани. Натиснете бутона „Greeting Line“.

В новотворения диалогов прозорец ще може да персонализирате обръщението чрез удобен интерфейс, който предлага и преглед как би изглеждал поздравът. Когато сте готови, натиснете OK.

Стъпка 3 – Искате още полета?

Ако искате да добавите още персонализирани полета, които да са разположени в самото тяло на email писмото, натиснете Insert Merge Field и изберете полето, което ви интересува.

Стъпка 4 – Написване и изпращане

Сега остава единствено да напишете/копирате текста на писмото, което искате да изпратите. Тази част ще е еднаква за всички получатели.

Когато приключите, натиснете „Finish & Merge“ и „Send E-mail Messages…“

Microsoft ще ви попита за потвърждение, тъй като сте свършили работата си в Word, и програмата ще бъде затворена.

Полученото писмо е с персонално обръщение и то без безкрайни Copy/Paste процедури, когато имате голям брой писма за изпращане.

Настоящите инструкции са създадени за Office 2007 и 2010, но 2003 също поддържа тази възможност в пълната й функционалност. Единствената по-съществена разлика е, че в Outlook 2003 трябва да търсите бутона „Mail Merge“ в меню „Tools“.