Улеснете бъдещата обработка на данни чрез Data Validation

Liliya Nikolova
Лилия Николова – CCNA, MOS Master, MCT.

Много често при ежедневната ни работа с Microsoft Excel се налага да обработваме данни, които преди това са въвеждани от някой друг. За съжаление, много хора въвеждат данните така, както им е удобно, и не се замислят дали в последствие това няма да затрудни анализа им.
Пример е следната ситуация: един въвежда стойността на кирилица, друг – на латиница. За Excel това ще бъдат две различни стойности и дори при най-обикновено филтриране или сортиране, данните няма да бъдат третирани по желания от нас начин.

Един от инструментите в Excel, който би ни помогнал в тази насока, е Data Validation. Чрез него можем да ограничим типа данни, които е позволено да се въвеждат в дадена област от клетки. По този начин, когато някой се опита да въведе данни, неотговарящи на условието, Excel не позволява действието и показва предупредително съобщение, чийто текст ние можем да контролираме.

Една от възможностите, които ни дава инструментът Data Validation, е да създадем списък с позволени стойности, от които можем да избираме чрез падащо меню. 

  

Как да зададем списък с допустими стойности в Excel 2010 / 2007 / 2003? 

За да създадете списък с позволени стойности, трябва предварително да маркирате желаната област от клетки, за която ще се отнася ограничението. След това от Data изберете Validation. В страницата Settings отворете списъка Allow и изберете List. Списъкът с позволени стойности се задава  в полето Source

Има два начина за задаване на списъка: 

  1. Изпишете всички елементи в полето Source, като ги разделяте със запетая или точка и запетая (зависи от регионалните настройки на вашия компютър).
  2. Посочете областта от клетки, съдържащи позволените стойности.


Важно!
Чрез втория начин можете да изберете само клетки с данни, намиращи се на същия лист. Ако вашите данни се намират на друг лист, то ще трябва да използвате Name Range. Или по друг начин казано, ще трябва да зададете предварително име на областта от клетки, съдържащи допустимите стойности. След това в полето Source изпишете името, което сте задали, като пред него поставите знак за равно „=”. По този начин Excel разбира, че това не е обикновен текст, а област от клетки. 

Използването на именувана област от клетки важи само за Excel 2007 / 2003. В Excel 2010 този проблем вече е отстранен. 

Пример:
Да зададем ограничение на типа данни, които могат да бъдат въвеждани в дадена област, като използваме списък с допустими стойности, намиращи се на друг лист в нашата книга. Задали сме предварително име на тази област от клетки Departments

 

След като селектираме областта, за която желаем да се отнася ограничението, отваряме прозореца Data Validation и от полето Allow избираме List. В полето Source изписваме „=Departments”

  

______________________________________________
Лилия Николова е Cisco и Microsoft консултант в учебния център на Ню Хърайзънс България и инструктор с богат преподавателски опит.
Kъм момента е сертифицирана като: Cisco Certified Network Associate (CCNA), Microsoft Certified Trainer (MCT), Microsoft Office Specialist Master (MOS Master).  

Вижте курсовете за Excel 2010/2007/2003 в учебен център Ню Хърайзънс.
Офис 2010 – нови курсове

Интересувате се от темата? Пишете ни!

Бързо запитване

Вашите имена *

Вашият Email *

Вашето съобщение *

captcha

Подобни публикации

13 коментара

Добавете коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *