Улеснете бъдещата обработка на данни чрез Data Validation
- Лилия Николова – CCNA, MOS Master, MCT.
Много често при ежедневната ни работа с Microsoft Excel се налага да обработваме данни, които преди това са въвеждани от някой друг. За съжаление, много хора въвеждат данните така, както им е удобно, и не се замислят дали в последствие това няма да затрудни анализа им.
Пример е следната ситуация: един въвежда стойността на кирилица, друг – на латиница. За Excel това ще бъдат две различни стойности и дори при най-обикновено филтриране или сортиране, данните няма да бъдат третирани по желания от нас начин.
Един от инструментите в Excel, който би ни помогнал в тази насока, е Data Validation. Чрез него можем да ограничим типа данни, които е позволено да се въвеждат в дадена област от клетки. По този начин, когато някой се опита да въведе данни, неотговарящи на условието, Excel не позволява действието и показва предупредително съобщение, чийто текст ние можем да контролираме.
Една от възможностите, които ни дава инструментът Data Validation, е да създадем списък с позволени стойности, от които можем да избираме чрез падащо меню.
Как да зададем списък с допустими стойности в Excel 2010 / 2007 / 2003?
За да създадете списък с позволени стойности, трябва предварително да маркирате желаната област от клетки, за която ще се отнася ограничението. След това от Data изберете Validation. В страницата Settings отворете списъка Allow и изберете List. Списъкът с позволени стойности се задава в полето Source.
Има два начина за задаване на списъка:
- Изпишете всички елементи в полето Source, като ги разделяте със запетая или точка и запетая (зависи от регионалните настройки на вашия компютър).
- Посочете областта от клетки, съдържащи позволените стойности.
Важно!
Чрез втория начин можете да изберете само клетки с данни, намиращи се на същия лист. Ако вашите данни се намират на друг лист, то ще трябва да използвате Name Range. Или по друг начин казано, ще трябва да зададете предварително име на областта от клетки, съдържащи допустимите стойности. След това в полето Source изпишете името, което сте задали, като пред него поставите знак за равно „=”. По този начин Excel разбира, че това не е обикновен текст, а област от клетки.
Използването на именувана област от клетки важи само за Excel 2007 / 2003. В Excel 2010 този проблем вече е отстранен.
Пример:
Да зададем ограничение на типа данни, които могат да бъдат въвеждани в дадена област, като използваме списък с допустими стойности, намиращи се на друг лист в нашата книга. Задали сме предварително име на тази област от клетки Departments.
След като селектираме областта, за която желаем да се отнася ограничението, отваряме прозореца Data Validation и от полето Allow избираме List. В полето Source изписваме „=Departments”.
______________________________________________
Лилия Николова е Cisco и Microsoft консултант в учебния център на Ню Хърайзънс България и инструктор с богат преподавателски опит.
Kъм момента е сертифицирана като: Cisco Certified Network Associate (CCNA), Microsoft Certified Trainer (MCT), Microsoft Office Specialist Master (MOS Master).
Вижте курсовете за Excel 2010/2007/2003 в учебен център Ню Хърайзънс.
Офис 2010 – нови курсове
Здравейте,
примерите по-горе са показани с данни които много приличат на лични данни (Име, ЕГН т.нт.)
незнам дали са истински или не но предизвикват въпроси и може би е по-удачно картинките да се сменят с други които не приличат на лични данни
поздрави,
🙂
Здравей, Кирил,
Данните не са реални. Действително са лични, но много често в реалния работен процес ние обработваме именно такива. Това е и причината, поради която съм подбрала този списък. Разбира се, данните в примера би могло да бъдат и други, но с оглед на това, че те не са реални, не намирам нищо смущаващо 🙂
Благодаря за проявения интерес и се надявам статията да ти е била интересна и полезна!
Лилия
Лили за беше много полезно. Желая ти успех.
Здравейте,
разбрах как да направя всичко , само едно не ми е ясно – как да махна информацията на падащото меню? Не желая да го има във екселския файл. Правя си падащо меню и когато реша да махна информацията да не е във файла и изчезва.
Здравейте Таня,
В случай, че желаете елементите от вашия падащ списък да не са изписани на някой от листовете в таблицата, то ще ви препоръчам да използвате първитя метод, описан по-горе:
„1. Изпишете всички елементи в полето Source, като ги разделяте със запетая или точка и запетая (зависи от регионалните настройки на вашия компютър).“
В случай, че възникнат още въпроси, оставам на разположение!
Лилия
Здравейте, бих искала да попитам как мога да създам падащ списък, който да изпълнява следното: при избор на елемент от списъка да се визуализира в клетката и при избор на друг елемент и той да се визуализира като двата биват разделени със запетая т.е, ако списъка е 1 2 3 4, да има възможност да се визуализира в една клетка 1,2. Благодаря, предварително!
Здравейте Станислава,
Инструментът Data Validation не дава тази възможност. Все пак, това би могло да се постигне в ексел в комбинация с макроси.
В случай, че възникнат допълнителни въпроси, оставам на разположение!
Здравейте!
Бих искал да попитам, как чрез падащ списък избирайки първия елемент от списъка примерно „Отпуск“, то в клетката да се появи само буквата – „О“. Благодаря!
Здравейте Александър,
Не мисля, че това може да стане с Data Validation и то в една клетка. Аз бих го направила с Combo Boxв комбинация с макроси. Знам, че не е лесно решение, но поне аз не се сещам за друго на този етап. Ако вие вече сте открили някакво, различно от това, ще се радвам да го споделите с нас тук. 🙂
Ако с нещо друго мога да бъда полезна, оставам на разположение!
Здравейте! Някой може ли да ми помогне със следния въпрос: създала съм падащ списък с определени стоки и услуги. Идеята ми е, когато задам опр. стока/услуга, в други (зададени от мен) полета автоматично да се показва цената и каталожния номер на стоката/услугата? Помагайте, че това ме мъчи вече втори ден. Благодаря 🙂
Здравейте!
Това, което искате да постигнете може да стане в комбинация с функцията VLOOKUP. Създавате си някъде (може на същия, може и на друг лист или файл) таблица, в която в първата колона да са изброени определените от вас стоки/услуги, а следващата колона да са поставени съответните цени (ако желаете в третата колона можете да поставите и сътветния номер). След като създадете тази таблица (база с данни), ще трябва да създадете VLOOKUP функцията в съседната колона, до падащия списъка. Като аргумент в първото поле (lookup_value) на функцията ще трябва да изберете клетката с избраната стока/услуга, а в полете table_array – таблицата (базата с данни), която създадохте. Ако не сте работили на този етап с тази функция, е препоръчително да потърсите допълнителна информация как се работи с нея.
Извинявам се за забавения отговор, но се надявам, че той ще ви бъде полезен. В случай на нужда, оставам на разположение.
Здравейте,
Всичко написано е изключително полезно, но аз имам допълнителен въпрос. Как да създам поредица падащи менюта?
Например ако имам падащо меню, от което да избирам артикули: химикал, молив и т.н., посочвайки някой от тях да ми се отваря ново падащо меню с възможност за избиране на производител например. Избирайки производителя да ми дава възможност от ново падащо меню да избера например цвета и т.н. И за да е всичко възможно най-сложно всички от първоначално избираните артикули имат различни последващи варианти за избор. Дано не съм се изразил прекалено неясно и да успеете да ми отговорите. Предварително благодаря.
Здравейте Стефан,
За да постигнете този ефект, трябва да комбинирате инструмента Data Validation и функцията IF. Колко IF функции ще трябва да вградите една в друга, зависи от това колко артикула имате. Резултатът, който IF функцията ще връща, трябва да е област (пр. A2:A10), съдържаща стойностите, които желаете като падащ списък.
Надявам се тези насоки да ви помогнат да постигнете желания резултат! В случай, че имате нужда от допълнителна помощ, не се колебайте да се свържете с нас. 🙂