Условно форматиране на данни в Microsoft Access

Често, когато преглеждаме данни в MS Access, се питаме дали не може да оцветим по някакъв начин данните в зависимост от определен критерий. С това със сигурност ще привлечем вниманието към определени данни, които са важни за нас или за други хора, работещи с нашата информация. Често хората допускат грешки, защото не са довидeли нещо в монотонно изпълнените с данни екрани пред тях. В крайна сметка безкрайните таблици се явяват черно на бяло пред нас и да се чуди човек за какво са тези мега пиксели и брой цветове, клонящи към безкрайност на мониторите, след като не ги използваме.

Всъщност ние ги използваме. Използваме цветове в документи, в електронни таблици, Web страници, а защо не и в системи за управление на бази данни като MS Access например. Почти всеки съвременен програмен продукт за анализ на информация притежава възможност за маркиране на данни, за които е прието, че са важни и трябва да им се обърне внимание.

Дефиниция

Условно форматиране в MS Access е инструмент, който ви позволява да променяте форматирането на контроли според условие, дефинирано от потребителя. Условното форматиране в MS Access е възможно само за форми (Forms) и отчети  (Reports).

Пример

Бихте могли да използвате условно форматиране, за да промените цвета на шрифта при показването на данни. Например за данни, които не отговарят на определено условие и така да обърнете специално внимание на тях. Също така, можете да промените и фона на контролата, която визуализира тези данни.

Как?

За да наложите условно форматиране върху контрола (пр. textbox във форма):

MS Access 2007

1. Формата/отчета трябва да е в design режим
2. Селектирайте контролата.
3. Изберете Tab Design→секция Font→Conditional.
4. Въведете условие според което да се извърши форматирането.
5. Изберете желано форматиране.
6. Натиснете бутона  OK.

MS Access 2003

1. Формата/отчета трябва да е в design режим
2. Селектирайте контролата.
3. Изберете от менюто Format→Conditional Formatting.
4. Въведете условие според което да се извърши форматирането.
5. Изберете желано форматиране.
6. Натиснете бутона  OK.