Tips & Tricks в Microsoft Teams (ЧАСТ I)

При все по-навлизащата дигитализация в нашия личен и служебен живот, а и под влиянието на COVID-19, инструментите за онлайн срещи и комуникация достигнаха върхов интерес и приложение.

Сред най-използваните попада и Microsoft Teams, особено с факта, че се предлага и с безплатната си версия. Приложението намери почва дори в академичните среди, където беше и все още е  важна част от провеждането на онлайн обучения.

В тази статия ще се опитаме да бъдем полезни с някои Tips & Tricks, които бихте използвали при работата си с Microsoft Teams /desktop app/ на ниво краен потребител.

1. СЪХРАНЯВАНЕ НА СЪОБЩЕНИЯ

Нерядко се налага при комуникация в Microsoft Teams да намирате лесно и бързо важно за Вас съобщение или пост/публикация, без да е необходимо да търсите в отделни канали или чатове. То може да съдържа информация относно изпратен контакт, парола, важен линк, бизнес цели и т.н. За целта просто, когато прецените, че искате да запазите някакво съобщение, изберете в горния му десен ъгъл бутона с трите точици /More options/, а от там опцията “Save this message”:

Всички съхранени от Вас съобщения са достъпни от Вашия профил –  клик с мишката върху профилната Ви снимка и избор на опцията “Saved”. Има и още по-бърз начин – чрез запис “/saved” в лентата с команди /Search and command bar/, намираща се най-отгоре . Всички съхранени от Вас съобщения се появяват в ляв панел “Saved” като се започне от последно съхраненото.

2. ПОСТАВЯНЕ НА КАНАЛИ КАТО ФАВОРИТИ

Ако по време на работа се налага да влизате регулярно в определен канал/channel/, а участвате в много отделни екипи/teams/ и прилежащите към тях канали, то тогава би било полезно, да бъдат позиционирани най-отгоре като фаворити.

За целта отидете на желания от Вас канал и в горния му десен ъгъл от бутона с трите точици /More options/ изберете “Pin”. Каналът ще се появи фиксиран, най-отгоре в панела Teams, за улеснен достъп.

3. СТАТУС “НЕ МЕ БЕЗПОКОЙТЕ”

В случаите, когато искате да покажете на останалите дали сте на линия или сте заети, дали в момента отсъствате от бюрото си, е добра практика да задавате подходящо състояние в Microsoft Teams. То се поява в малко кръгче до профила Ви.

Teams автоматично ще го направи вместо Вас в някои случаи, например когато сте в разговор – “зает”, когато сте на линия, но дълго време не сте били на компютъра си- “отсъстващ”.

Статусът “Не ме безпокойте” е изключително удобен, когато желаете да се фокусирате върху работата си или презентирате пред аудитория, без да получавате обаждания или известията в Teams да изкачат на екрана. Можете да добавите и автоматично съобщение чрез опцията “Set status message”, което да се появява на всеки, който Ви отбележи в канал или изпрати лично съобщение до Вас. Задайте определено време за визуализиране на избраното състояние чрез бутона “Duration”.

Още по-бърз начин за промяна на текущото състояние е чрез запис на наклонена черта, последвана от абревиатурата му в командната лента:

4. СЪЗДАВАНЕ И ПРЕИМЕНУВАНЕ НА ГРУПОВ ЧАТ

В практиката се стига и до необходимостта да се включите в общ чат няколко колеги или да ги добавите към вече съществуващ, без да е необходимо да се създава канал.
За добавите участник/участници към вече избран от вас чат, изберете бутон „Add people“ в горния десен ъгъл на чат прозореца.
Teams Ви предоставя избор дали новодобавеният/те участници:

• Да не виждат историята на чата;
• Да виждат историята на чата за посочен минал период в дни;
• Да виждат цялата история на чата.

За да създадете чисто нов групов чат, от най-лявата вертикална лента с бутони /App bar/ изберете с десен клик на мишката върху бутона „Chat“ опцията “New” и изредете имената на участниците в прозореца вдясно.

Преименувайте груповият чат за по-лесно откриване с търсачката и задаване на темата за дискусия чрез бутона “Name group chat”.

5. ФИКСИРАНЕ НА НАЙ-ЧЕСТО ИЗПОЛЗВАНИ ФАЙЛОВЕ

Файловете, които споделяте в Microsoft Teams, се съхраняват в SharePoint или в OneDrive, в зависимост от това дали са споделени в канали или лични чат срещи.
Когато често се налага да отваряте споделян файл в определен канал, за да прегледате направените промени и дори вие да добавяте нови, може да улесните намирането му, като го фиксирате на челна позиция в списъка.
Поставяте отметка на избрания файл и избирате от горната лента “Pin to top”. Той се появява на челна позиция над списъка с файлове като пряк път:

6. ПЛАВАЩ ЧАТ ПРОЗОРЕЦ

Тъй като в Teams средата много често се налага да работите и преглеждате няколко неща едновременно – например, споделен файл, публикация в канал или да отговаряте на чат съобщение, разработчиците на Microsoft Teams се погрижиха и за това.
Вече имате възможност да поставите определен чат в отделен плаващ прозорец, като паралелно с това да претърсвате и отваряте файлове, канали, други чатове или приложения.

Тази функционалност се нарича “Pop-out chat” и се намира в горния десен ъгъл на отворения от Вас чат прозорец.

7. НАСТРОЙКИ НА ВАШИТЕ СЪБРАНИЯ В TEAMS

Когато Вие сте организатор на среща в Teams, имате повече права да променяте настройките по нея. Това може да се направи още при създаването и залагането на срещата във Вашия календар, чрез опцията “Meeting options”. При което ще се отвори страница в браузъра Ви по подразбиране, с настройките, които можете да редактирате.

Друга опция за редактиране на срещата и правата на участниците в нея е по време на вече стартираната среща. Трите точици в горната лента с бутони по време на събранието Ви дават също възможност за избор на “Meeting options”, които се появяват в панел вдясно.

От него можете да променяте следните настройки:

• Кой може да заобиколи фоайето/стаята за изчакване  – Вие преценявате чрез падащото меню дали участниците да се включат директно в срещата или да останат в изчакване до определен момент, в който вие разрешите;
• Винаги позволявайте на обаждащите се от телефон да заобикалят фоайето/стаята за изчакване;
• Кой може да презентира – имате падащо меню за избор;
• Позволени ли са микрофоните за участниците;
• Позволено ли е използването на камери за участниците;
• Настройка за автоматичен запис на събранието;
• Позволено ли е използването на чат прозореца на събранието – имате падащо меню за избор;
• Позволени ли са иконките за реакции от страна на участниците.

8. ПРЕГЛЕД И ИЗТЕГЛЯНЕ НА ОТЧЕТИ ЗА УЧАСТИЕ В СЪБРАНИЕ В TEAMS

Ако сте организирали събрание в Teams, можете да изтеглите текущия отчет за участие по време на събранието, както и окончателен отчет след събранието. Отчетът включва името на всеки участвал в срещата, часа на присъединяване и часа на напускане.

Важно: Тази опция е активна само за организатора на срещата. В случай че не е активна, обърнете се към Вашия администратор.

Отчетът може да бъде изтеглен:

• По време на срещата –  в прозореца на срещата от бутон “Participants” като изберете “Download attendance list”. В папката Ви “Download” ще се изтегли .csv файл, който можете да отворите и с Microsoft Excel.

• След приключване на срещата – от бутона „Calendar“ в Teams изберете желаната срещата и от там бутон “Attendance”, намиращ се в горната лента с бутони.

Надяваме се, че сме Ви били полезни! 🙂

За още полезни възможности в Teams прочете – Tips & Trick в Microsoft Teams (ЧАСТ II).

За повече информация относно обученията ни по Microsoft Teams – посетете ТУК