Tips & Tricks в Microsoft Teams (ЧАСТ II)

Както обещахме, представяме на Вашето внимание Tips & Tricks в Microsoft Teams (Част II), където ще покажем още полезни и интересни възможности на десктоп версията на приложението Teams.

9. СКРИТИ ИКОНИ В TEAMS

Известно е, че Teams позволява да добавяте снимка на екип. А знаете ли, че имате възможност да добавяте икони и в наименованието на екип или канал, въпреки че тази опция не зададена изрично? По този начин акцентирате визуално върху тях. Скритите иконки в Microsoft Teams се извикват посредством клавишната комбинация Windows + точка (.) Тези икони са разделени по категории и Вие можете да изберете най-подходящата, в зависимост от темата и наименованието. Можете да ги използвате и в съдържанието на съобщение или публикация.

Пример за използвани иконки в наименованието на екипи и канали:

10. МАРКИРАНЕ НА СЪОБЩЕНИЕ КАТО “ВАЖНО” ИЛИ “СПЕШНО”

За да привлечете вниманието към определено съобщение, написано в личен или групов чат, добра идея е то да бъде маркирано като “важно” или “спешно”. Желаната настройка се избира чрез командния бутон “!”, намиращ се под полето за съставяне на съобщение.

• Статус “Важно” (Important) – добавя думата “IMPORTANT” към Вашето съобщение и възклицателен знак. Той се появява и в известието на получателя.

• Статус “Спешно” (Urgent) – уведомява получателя/получателите неколкократно, на всеки 2 минути, в продължение на 20 минути или докато не бъде прочетено. Необходимо е тази опция да бъде активирана само в случаите, в които съобщението наистина е спешно и не трябва да бъде неглижирано или отлагано.

Опцията “Важно” може да бъде активирана и при вече изпратени съобщения или постове в канали. Намерете желаното от Вас съобщение и изберете от горния му десен ъгъл командния бутон с трите точици – „More options“, а от там “Edit”.  

Под полето за редактиране, изберете първият команден бутон “Format” и от трите точици – „More options„, в горния десен ъгъл, ще имате възможност да го маркирате като “Важно” или да премахнете тази опция, ако вече е зададена.

Важно: Маркирането на съобщение като “спешно” може да се приложи само в процеса на създаването му и е характерна опция само в лични или групови чатове. Този статус не е активен за постове в канали или при вече изпратени стандартни съобщения, които желаете да маркирате като “спешни”.
В случай, че не виждате тази опция при чат съобщенията Ви, това може да се дължи на рестрикции от страна на Вашия IT администратор или на групови чатове с над 20 участници в него.

11. ПОСТАВЯНЕ НА ПИНЧЕ/КАРФИЦА НА ПУБЛИКАЦИЯ В КАНАЛ

В TIPS & TRICKS В MICROSOFT TEAMS (ЧАСТ I) бяхме показали как може да запазвате определени, важни съобщения или публикации. Лекият недостатък е, че съхранените съобщения се показват в общ списък и вие трябва да ги преглеждате, докато намерите желаното.

Сега ще демонстрираме как да поставяте пинче на желани публикации в канал, за да бъдат достъпни за преглед от Вас, в бъдещ период, в рамките на канала.

Отидете на желаната публикация и изберете от трите точици в горния десен ъгъл, опцията “Pin”. В дясната страна на публикацията се появява икона на зелена карфичка/пинче.

Всички постове с поставено пинче, в определен канал, могат да бъдат преглеждани чрез командния бутон “i”, още известен като “Show channel info„, намиращ се в горния десен ъгъл на раздела с публикациите. Той носи информация относно членовете на канала, а малко по-надолу ще намерите и секцията “Pinned posts”.

12. ИЗПРАЩАНЕ НА ИМЕЙЛ ДИРЕКТНО В TEAMS КАНАЛ

Понякога, за да върви плавно комуникацията и да не се налага да перифразирате или копирате съдържанието на даден имейл, можете директно да го изпратите в канал в Teams. За целта, е необходимо да копирате имейл адреса на канала.

Отидете на името на желания от Вас канал и изберете бутона с трите точици – “More options”, в десния му ъгъл. Отварят се допълнителни опции, сред които и получаването на имейл адреса на канала – “Get email address”.

Имейл адреса на канала се копира в буферната памет на компютъра и може да се използва като краен получател за изпращане на имейли.

Важно: Отговарянето на имейл публикация в Teams не изпраща имейл отговор до първоначалния подател. Коментарите или разговорите, свързани с имейла в канал, не се виждат извън Teams.
Ако изпращането на имейли до канал е неуспешно обърнете се към Вашия IT администратор. Може да се дължи и на рестрикции от страна на собственика на канала.
Други причини могат да бъдат:

1. В имейла имате прикачени повече от 10 файла;
2. В имейла имате прикачени повече от 50 изображения;
3. В имейла имате прикачен файл с размер, надвишаващ 10МB.

13. СПОДЕЛЯНЕ В OUTLOOK ОТ TEAMS

Microsoft Teams разработчиците направиха възможна и обратната опция – да изпращаме копие на съобщения от чат разговори или публикации от канал директно до Outlook.

Изберете желаното от вас чат съобщение или публикация в канал, отидете в горния му десен ъгъл и от бутона с трите точици – “More options” изберете “Share to Outlook”.

Отваря се допълнителен прозорец, в който : да адресирате до получатели, да добавяте прикачени файлове или да персонализирате съобщението с познатите опции за имейл.

Важно: За да използвате тази функционалност, задължително условие е да имате активиран Outlook в уеб, в противен случай, тя не няма да се вижда във Вашия Teams.

14. ЗАДАВАНЕ НА ПРАВА НА СПОДЕЛЕНИ ФАЙЛОВЕ

Една от основните цели на Microsoft Teams e да бъде основно място за колаборация на членовете на организацията. Файловете, които споделяте в каналите на Teams се съхраняват в SharePoint и могат да бъдат разглеждани от всички членове на канала. Файловете споделени в чатове се съхраняват във Вашия OneDrive облак и само Вие имате право да определяте нивото на достъп до тях.

При споделяне в личен или групов чат, имате възможност още при прикачването на файла да променяте правата за достъп и действията, които могат да извършват хората, до които сте го адресирали.

По първоначални настройки, всеки с връзка към файла може да прави промени в него. Вие може да променяте тези настройки от падащото меню, намиращо под заглавието на файла:

От него можете да избирате:

1. Кой може да достъпва файла:
   • Всеки с неговия линк;
   • Само хора от организация с линка на файла;
   • Само участниците в чата;
   • Хора със съществуващ достъп;
   • Конкретни хора – посочени от вас.
2. Дали позволявате неговото редактиране;
3. Дата на изтичане на достъп до файла – след определена дата достъпът до файла да бъде неактивен;
4. Задаване на парола за отваряне – в тази ситуация трябва предварително да е премахната отметката за редактиране;
5. Блокиране на възможността за изтегляне на документа.

За да съхраните желаните настройки потвърдете с бутона “Apply”.

15. TEAMS УЕБИНАРИ

От скоро Microsoft Teams предоставя възможност за планирането и провеждането на онлайн семинари (уебинари) с голяма аудитория до 1000 души, регистрационна форма на участници, изпълнение на интерактивно презентиране и анализиране на данните от събитието.

Важно: За да използвате Microsoft Teams като доставчик на уебинар, трябва да имате лиценз за Microsoft 365, който ви позволява достъп до тази услуга на Teams.

По време на уебинара аудиторията не може да споделя собственото си аудио, видео или съдържание, а може да реагира само под формата на реакции, публикуване на съобщения в чат или отговор на въпроси от анкети.

15.1 Как да създадете онлайн семинар

За да създадете онлайн семинар, изберете от лентата с приложения бутона “Calendar”:

Отваря се допълнителен прозорец „покана“ с полета за:

• Часовата зона;
• Изгледа на регистрационната форма – „View registration form„;
• Тема на уебинара;
• Презентатори;
• Точна дата и продължителност;
• Локация;
• Кратко съдържание на поканата.

След нейното попълване и изпращане посредством бутона „Send„, презентаторите получават имейл с информацията за събитието. Те имат възможност да отговорят на него дали приемат, отказват или да изпратят отговор с предложение за друга дата и продължителност.

Важно: Ако презентаторите са външни за организацията, те могат да влязат в семинара, но само като обикновени участници. Въпреки това, Вие можете да ги повишите до ниво презентатори с десен клик на мишката върху техния акаунт по време на семинара и избор “Make a presenter.”

15.2 Как да персонализирате формата за регистрация

За да персонализирате формата за регистрация изберете бутона “View registration form”. Появява се допълнителен прозорец, в който можете:

• Да качите изображение за уебинара,
• Заглавие,
• Дата и продължителност,
• Кратко описание на съдържанието,
• Информация за презентаторите – име и кратка биография,
• Информация за участниците – име, фамилия, имейл и възможност за добавяне на още полета по избор.

Копирайте линка за регистрация чрез бутона “Copy registration link” и го поставете във Вашия сайт, фейсбук страници или други канали за разпространение и популяризиране.

Веднъж създаден, уебинарът се появява заложен във Вашия календар и можете да преглеждате настройки му и да се присъедините в него чрез бутон “Join”.

15.3 Други възможности

Имате възможност чрез табовете от горната лента на събитието да преглеждате:

• Неговия чат;
• Споделените файлове;
• Детайли на семинара;
• Графика на поканените презентатори (видим за участници, които са част от Вашата организацията);
• Бележките на семинара;
• Бялата дъска;
• Списък с участниците и информацията относно продължителността на сесията, брой регистрирани и отказали се участници.

Всички настройки по онлайн семинарът могат да бъдат променяни само и единствено от неговия организатор, от таб “Details” > бутон “Meeting options”.

Списъкът с информацията за регистрираните участници може да бъде свален от раздел “Details” > “Registration” като csv-файл, който се отваря и с Microsoft Excel.

Репортът на участниците в срещата е активен за сваляне след края на срещата и може да бъде достъпен и от чат панела на семинара.

По време на уебинара организаторът има възможност за стартиране на видео запис, който се съхранява в Microsoft Stream. След 31.07.2021 всички записи вече ще се съхраняват в SharePoint.

16. БЪРЗИ КЛАВИШНИ КОМБИНАЦИИ В TEAMS

За по-бързата и ефективна работа допринася и използването на бързите клавишни комбинации в Teams. Клавишните комбинации са алтернатива на използването на мишка, като в същото време улесняват използването на сензорния екран от потребители, имащи проблеми с подвижността или имащи зрителни нарушения.

Можете да прегледате наличните клавишни комбинации чрез следните методи:

• Бутонът “Settings and more” в горния десен ъгъл на Teams и избор на „Keyboard shortcuts„:

• Посредством клавишната комбинация Ctr + “/” , след което да изберете командата “/keys”, от списъка с команди или чрез директен запис на “/keys” в командната лента за търсене в Teams:

• И най-лесният начин – чрез клавишната комбинация Ctr + точка (.):

И трите начина водят до изглед, от които да прегледате всички налични клавишни комбинации в приложението:

Надяваме се, че сме Ви били полезни! 🙂

За още полезни възможности в Teams прочете – Tips & Trick в Microsoft Teams (ЧАСТ I).

За повече информация относно обученията ни по Microsoft Teams – посетете ТУК