Управление на отдалечени екипи

Новият начин на работа, въведен с извънредното положение, ще продължи дълго време. Ще разгледаме какви са предизвикателствата пред екипите, които работят предимно отдалечено, и как да ги управляваме.

Според изследване на Gartner:

• 64% от професионалистите могат да работят от различни места;
• 71% от организациите имат политики за отдалечена работа;
• 30% ще бъде увеличението при търсенето на позиции, позволяващи отдалечена работа до 2030 г. (Поколение Z).

Какви предизвикателства срещат хората, работейки отдалечено?

Взаимоотношенията между хората са в основата на доброто функциониране на един екип. Те се променят при отдалечената раобта и точно заради това доверието е от ключово значение за ефективната работа.

Комуникацията става все по-различна и затруднена, когато не сме лице-в-лице в офиса. Невербалната комуникация е по-ограничена.

Лидерството се променя, тъй като не можете просто да отидете до бюрото на човека, да го мотивирате, окуражите, да дадете обратна връзка или да му съдействате по някакъв начин.

Какво можете да предприемете, за да преодолеете предизвикателствата?

Екипът е малка група от хора с допълващи се умения, които имат общи цели, начин и подход за работа и cе нуждаят един от друг. (Katzenbach and Smith, The Wisdom of Teams, 45)

Всеки един екип минава през определени етапи по време на своето формиране. Ето кои са те:

1. Формиране (Forming) – участниците тепърва се запознават помежду си и с общата си работа.
2. Борба (Storming) – сблъсък на различни идеи, мнения, гледни точки. Всеки държи на добрите практики, които той познава.
3. Нормиране (Norming) – постигане на консенсус относно организацията на работата. Постига се общ подход и начин на работа. Участниците имат формирана база, към която да отнасят обратните си връзки. Критиката става по-конструктивна.
4. Представяне (Performing) – Всичко работи „по мед и масло“. Лидерът делегира задачите.

Важно е да се помни, че това развитие не е линейно. Ако екипът е достигнал определен етап, това не означава, че той няма да се върне в самото начало. Например, ако влезе нов член в екипа или пък опитният член напусне, това нарушава равновесието и екипът отново се връща няколко стъпки назад. В условията на отдалечена работа, ролята на лидера е да мотивира и да помага на хората, да създава позитивна атмосфера за работа.

Какво се обсъжда обикновено в един екип: цели, планове, роли, умения.

Какви теми се засягат много рядко, но имат по-голяма важност за хората: ценности, силни страни, нужди, слаби страни, норми, личен план, лични цели.

Ако бъдат адресирани всички теми, т.е. целия „айсберг“, то това ще резултира в много по-добро разбиране на смисъла на съвместната работа, съгласуването между членовете на екипа и по-голямо доверие и по-добра комуникация.

Инструменти при отдалечена работа

Инструментите се делят на подходящи и неподходящи в зависимост от нуждите Ви:

• Комуникация в реално време с видео – Zoom, Microsoft Teams;
• Асинхронна комуникация – Slack;
• Споделяне на съдържание (видеа, документи) – Google Suite, Microsoft Office 365;
• Организация на работа (задачи, планове, прогрес) – Jira, Trello;
• Имитиране ефекта на бялата дъска като Miro.

Главната цел на инструментите е да подкрепят взаимодействието между членовете на екипа. (Както е казано в Agile манифеста: Individuals and interactions over processes and tools.) С други думи, инструментите са важни, но взаимодействието е по-важно.

Лидерство на отдалечените екипи 

Как да сме сигурни, че хората работят? Как да го проследим? 

Контролът като концепция не е подходящ за отдалечените екипи. Той като цяло не е подходящ за хора, които работят със знание. 

Подходяща е концепцията за служещия лидер (Servant Leadership). Лидер, който води екипа, помага, служи, премахва пречки. 

За лидерите, които са свикнали с контрола, преходът е много труден. Изисква се повече време, тъй като преходът е свързан с промяната на парадигмата на поведение. Ако говорим за Agile, Scrum Master-ът представлява концепцията servant leader в действие. По-малък е фокусът върху управлението на самите задачи, а се акцентира върху сплотяването на екипа, подкрепата, управление на отношенията между хората, за да могат те да се справят с тези задачи. Фокусът е върху менторството, коучинга и ефективното фасилитиране.

Качествата на служещия лидер са:

• Адаптивност (Adaptive)
• Насърчаващ колаборацията (Collaborative)
• Емпатичен (Empathetic)
• Етичен (Ethical)
• Подкрепящ (Supportive)

Ще се спрем на Колаборацията. За да бъде тя ефективна, хубаво е да се редуват 2 фази:

1. Фаза на разклоняване (diverge – «create choices») – генериране на идеи, различни гледни точки и подходи, обхващане на максимално много перспективи.
2. Фаза на постигане на консенсус (converge – «make choices») – сортиране на идеите в различни категории, оценяване, обощаване на ключови моменти и вземане на решение (гласуване, консенсус).

Съвети за добро протичане на срещи:

1. Фасилитиране (Facilitate) – започвайте и завършвайте срещите навреме, имайте ясен дневен ред, слагайте срещи една след друга, определете време за почивки;
2. Социализация (Socialize) – предвидете кратко време за социализация (check in в началото на срещата; специален чат канал за клипове, смешки; отделни срещи за по кафе и за обяд);
3. Визуализация (Visualize) – това помага много за по-добро разбиране на идеите на другите;
4. Ангажиране (Engage) – ангажирайте екипа в колаборация; модерирайте; обобщавайте резултати и ги споделяйте с другите; разделяйте хората в по-малки групи;
5. Правила за взаимодействие (Agree) – определете ясни правила за екипно взаимодействие.

Инструмент за интерактивна визуализация на колаборацията на отдалечените екипи: Team Canvas Basic ( http://theteamcanvas.com/use/ ) – използва се, когато започвате работа с нов екип или нов проект.

Резюме:

• Работата отдалечено ще остане за дълго и е тенденция на глобално ниво;
• Добрите взаимоотношения и доверието стават още по-важни при работа отдалечено;
• Използвайте подходящи инструменти, за да направите работата Ви отдалечено по-продуктивна и ангажираща;
• Следвайте концепцията Servant Leadеrship;
• Вземането на решения трябва да е съвместно, всеки член от екипа дава негова перспектива и се постига консенсус чрез обсъждане.