Добавяне на текстово съдържание към числови клетки с Format Cells

Правилното форматиране на клетките е от изключително значение при работата с Excel. За да улесним обработката и четимостта на данните, трябва да определяме типове данни.

Често при въвеждането на числови данни в клетките искаме да добавим и допълнителна информация – като мерни единици или пояснителни записки – но след това нямаме възможност да извършваме изчисления с тези клетки, тъй като вече са разпознати като текстови.

Допълнителната информация можем да добавим от диалоговия прозорец на Format Cells, а реалното съдържание в клетките, остава само въведения запис.

Ще разгледаме следния пример:

В колона D имаме информация за наличните бройки на склад. Когато нямаме наличност, да изпише „0“; ако количеството е 1 –  да се добави до стойността „брой“; ако е по-голямо от 1 – „броя“.

Как работи форматирането на клетките?

Маркираме клетките, върху които ще заложим условието и с десен бутон избираме Format Cells (1).

По подразбиране всички клетки в Excel са от тип General. Форматът, който ни е необходим, не е заложен в категориите и затова ще отворим Custom Format (1) и ще запишем нашето условие в Type (2).

[=1]# „брой“;[>1]# „броя“;0

Какво представлява синтаксиса на Format Cells?

Числовите стойности се делят на 3 вида – положителни, отрицателни, нулеви и такива с възможност за форматиране на текстово съдържание. Тези типове са разделени от точка и запетая. В квадратни скоби можем да поставяме заложените за приложението цветове, но също така и специални условия, а ако желаем да въвеждаме текстово съдържание, то задължително трябва да бъде оградено от кавички.

#- Цифров заместител, който ще изпише число при стойност различна от нула

0 – Цифров заместител, който задължително ще се покаже, дори ако стойността е нула