Основни понятия в ITIL®: Accounting, Budget и Charging

Поредицата статии „Основни понятия в ITIL®“ цели да ви предоставя една практическа гледна точка на ключовите понятия в ITIL®. Тяхното правилно разбиране ще ви даде възможност по-лесно и по-бързо да имплементирате добрите практики във вашата компания.

В тази статия искам да ви запозная с три от основните финансови инструмента за управление на финансите в ИТ организацията – Отчитане (Accounting), Бюджетиране (Budget) и Таксуване (Charging).

Какво включват тези понятие като дейности:

• Отчитане
  • Отчитане и контролиране на финансовите разходи
  • Идентифициране на конкретните разходи спрямо вътрешната организация и спрямо клиентите на компанията
  • Ефективност и ефикасност на изразходването на финансовите средства
• Бюджет
  • Предсказване и контролиране на финансовите разходи
  • Периодично договаряне на бъдещи бюджетни рамки
  • Помощ при управлението и корекциите на вече одобрените бюджети
  • Организиране не на самото планиране, което трябва да започне достатъчно рано за да може всички участници да са максимално добре подготвени
  • Оповестяване на официалния старт на бюджетния цикъл от съответното оторизирано лице
• Таксуване
  • Менажиране на приходите: финансови при външни клиенти и нефинансови при вътрешни
  • Идентифициране на конкретните приходи спрямо вътрешната организация и спрямо клиентите на компанията

Видно е, че основна тема тук е предварително плануване на разходите, отчитане на разходите и приходите на ИТ организацията. Защо това е важно? Важно е, защото така се подсигурява, че нужните средства за менажиране и постоянно подобрение на инфраструктурата, хората, процесите и съответно услугите са налични и могат да бъдат ползвани.

Чрез дневното, седмичното или месечното отчитане се постига контрол между плануваните и реалните разходи. Така ако е нужно могат да бъдат направени своевременни корекции или просто бюджета за следващия период да бъде актуализиран.

Бюджетирането и Отчитането трябва да бъдат направени на няколко различни нива:

• ИТ Компоненти (Assets)
• Процеси
• Услуги

ИТ Компоненти

Тук се включва хардуер, софтуер, лицензи, сгради, хора и т.н. Нужно е да бъде направена връзка между всеки един компонент и процесите, а оттам и услугите, които той подпомага. Това може да ви отнеме повечко време, защото има компоненти, които подпомагат повече от един процес и повече от една услуга. Също така това подпомагане може да е различно по характер за различните процеси и услуги. За някои може да е по-силно за други по-слабо.

Процеси

Процесите консумират ресурси за да постигнат желан краен резултат. Тези ресурси трябва да бъдат бюджетирани  и отчетени. При процесите както и при услугите ще има много случаи на споделени ресурси, затова ще е нужно прецизно да бъде дефинирано какво точно е взаимоотношението и как това влияе на процеса.

Услуги

Услугите се предоставят на база компоненти и процеси. Тези ресурси трябва да бъдат бюджетирани  и отчетени по отделно, но и като част от предоставянето на всяка една от услугите. Това е от изключителна важност, защото услугите са тези, които носят приходи на компанията и именно чрез е възможно да бъде направен баланс на приходите и разходите, а оттам и бюджета за следващ период.

Предвид факта, че се предоставят услуги Таксуването трябва да следва този модел и да бъде ориентирано около услугите, които клиентите консумират. На база на това таксуване и отчитането в последствие, може да бъде направен нужния баланс и да започне бюджетирането.

Тук е важно да се отбележи и връзката на тези три основни дейности с другите процеси  и понятия в ITIL®. Приходите и разходите са основен мотиватор за въвеждането или извеждането на услуга от нашето портфолио (Service Portfolio), а също така и за пресмятането на т.н Business Case.

Ако искате да научите повече за Accounting, Budget и Charging, заповядайте на курса ITIL® Intermediate Service Offerings and Agreements 2011 Edition.

В следващата статия ще обясня какво е това Service Catalog и ще ви дам няколко полезни съвета за неговото създаване.

Ще се радвам да получа вашето мнение за този материал и да отговоря на възникнали въпроси. Можете да ги споделите като коментар към тази статия или да се присъедините към дискусиите в групата IT Service Management (ITSM) Bulgaria.
ITIL® е регистрирана търговска марка на AXELOS Limited. Swirl logo™ е търговска марка на AXELOS Limited.
Акредитираните ITIL® курсове се доставят от Ню Харайзънс България, ITIL® & PRINCE2® тренинг организация, акредитирана от PEOPLECERT, и New Horizons CLC- 5Point Enterprises, ITIL® & PRINCE2® тренинг организация, акредитирана от PEOPLECERT, което означава, че доставяме най-новите официални курсове, за да получите най-добри резултати от инвестицията си в обучение.