Сортиране в Excel с помощта на Custom Lists

Сортирането в Excel обикновено се извършва спрямо данните, които сортирате – по азбучен ред, по големина на стойностите, цвят на фон или шрифт в клетка. Има случаи, в които обаче подредбата на клетките ни е нужна в определен ред, който не е нито един от посочените. [excel-s]?

Ако често се налага данните да се разглеждат в даден ред, който не съвпада със сортирането по подразбиране в Excel, следният трик много ще улесни работата ви.

Ето един опростен пример за данни, които ще бъдат обобщени с PivotTable:

Разглежда се продажбата на продукти A, B и C в четири региона – USA, Europe, Asia и Other, като продажбата е в две категории: Enterprise или Consumer.

При обобщаване с PivotTable получаваме следния отчет:

Пивот таблицата подрежда по подразбиране всички текстови полета по азбучен ред A-Z.

Да предположим, че ни е необходимо да изготвяме същия отчет веднъж седмично, но в различен формат, при който регионите да бъдат сортирани: USA, Europe, Asia, Other, продуктите да следват реда: C, A, B, а категориите винаги да се подреждат като на първо място е Enterprise, а след него е Consumer.

Можем да зададем т.нар. Custom List, в който да запишем стойностите за всяко поле в желания от нас ред. След като го направим, таблицата автоматично ще сортира полетата в този ред.

За Excel 2010 и 2013, отидете в менюто File, Options, Advanced > General > Edit Custom Lists…

Отваря се поле с всички съществуващи списъци:

Щракнете върху NEW LIST, а след това в дясната част на прозореца под List Entries въведете стойностите в желания ред (изписването трябва да е същото, каквото е в основния източник с данни!), след което натиснете Add. Повторете и за трите вида данни, в нашия пример – страните, продуктите и категорията.

Върнете се в пивот таблицата и с десен бутон върху някоя от стойносте изберете Sort > More Sort Options > More Options…:

Махнете отметката и изберете желания списък от падащото меню, който отговаря на полето, върху което сте щракнали с десен бутон:

Направете това за всички полета.

Необходимо е да направите тези настройки само веднъж.

Следващият път, която генерирате нова пивот таблица върху данни, които съдържат тези стойности, отчетът ще се сортира автоматично по зададения ред:

Описаният начин на сортиране може да ви спести много време и още повече нерви. Успех!