За мултинационалните проекти и виртуалните екипи – Ивайло Иванов, PMP, PRINCE2
Ивайло Иванов е сертифициран ръководител проекти (PMP, PRINCE2 Practitioner, ITILv3 Foundation) с повече от 8 години стаж в областта на телекомуникациите и общо над 12 години в сферата на информационните технологии (вкл. банковата сфера и разработката и внедряване на различни типове софтуер).
Зад гърба си има повече от 20 комплексни мултинационални проекта – от такива, изцяло насочени към внедряване на нови системи на ниво телекомуникационна мрежа, до стратегически проекти, имащи за цел подобряване на маркетинговите и онлайн стратегии на международна група от 8 телекомуникационни оператора.
Има солиден опит с управление на малки и големи (виртуални) международни екипи, моделиране и оптимизацията на бизнес процеси, разработване и внедряване на системи от индикатори за измерване на представянето (т.нар. KPI) и други все така интересни аспекти свързани с информационните технологии.
Ивайло провежда курсове за PRINCE2 към Ню Харайзънс България.
Преди да се заемеш с управление на проекти, си заемал основно технически позиции. Как направи прехода между двете?
Преминаването към управление на проекти стана постепенно. Нямаше рязка граница между позициите, които съм заемал, а по-скоро бих казал, че следвах стандартния път на развитие на един ръководител на проекти в ИТ сферата.
След като 2 години работих като софтуерен инженер в 2 малки компании, се появи възможност да започна работа свързана с бизнес анализ и системна архитектура в Мобилтел. Не че програмирането не ми беше интересно (смее се)… Напротив, и до днес логическото мислене и усвоената терминология ми помагат в работата и продължавам да ги използвам. Но, тъй като програмирах на Delphi, което не беше много широко разпространено с другите ИТ компании, прецених, че приемането на отворилата се възможност лично в моя случай беше по-добрият ход с оглед на по-нататъшно развитие в кариерата. [pm]?
Оттам нататък надграждането на знанията и опитът продължи плавно – също за около 2 години. Втората от тези 2 години бях част от екипа, който работи по разработката и стартирането на портала Vodafone live!, което беше и първият ми сблъсък с работа в международен екип. Мобилтел вече беше част от Телеком Австрия Груп и работихме с колеги от Австрия и Хърватска. По време на проекта ми хареса динамиката на работата, срещите с различните колеги, сложните казуси, които трябваше да се решават, следвайки точно определен план и реших, че и аз искам да се занимавам с координиране на такива големи проекти. Това мое желание съвпадна с нежеланието на колегите софтуерни инженери в отдела да се занимават с това (смее се). Те просто искаха да програмират и да не ги занимават с други неща. Така постепенно започнах да се занимавам с управление първо на по-малки, а след това и на по-големи проекти в рамките на Мобилтел, Vip operator (Македония), Vip mobile (Сърбия) и такива, обхващащи всички 8 оператори в Телеком Австрия Груп.
Опитът ти е основно в телекомуникационни компании. Какво специално намираш в този сектор?
Когато започнах работа в Мобилтел, нямах никакъв опит с телекомуникациите, а просто реших да последвам отворилата се възможност да работя в една от най-големите компании в България. След това, в процеса на работа, научих много детайли за телекомуникационния бизнес и ми допаднаха динамиката на работата и разнообразните дейности, които се обхващат в един телеком.
Какви са разликите между проектите в един телеком и във финансова институция?
При мен лично разликата почти нямаше. И в Телеком Австрия Груп, и в БНП Париба Лични Финанси проектите бяха свързани с (до)разработка и внедряване на ИТ системи. Системите с единия случай бяха телекомуникационни, а в другия – такива за управление на кредити, но в двата случая естеството на работата беше много сходно.
Ръководил си виртуални и мултинационални екипи с над 40 човека. С какви предизвикателства се сблъска?
Разбираемо, най-голямото предизвикателство при работата с виртуални екипи (дори и да не са мултинационални), е координацията на работата между всички хора в екипа. Постоянни телефонни разговори, видео конференции, десетки електронни писма, чести статус репорти към мениджмънта…
Когато екипът включва и хора от различни държави, вече се появява и факторът с часовата разлика. Особено, ако участват хора от държави от различни континенти и разликата е по-голяма (4, 5 и повече часа).
В такива случаи, според мен, най-много помага осъзнаването, от страна на всички участници, че работата и комуникацията трябва да бъде планирана много добре и информационният поток трябва да достига всички в екипа. За съжаление, когато часовата разлика е голяма, се налага да се правят и компромиси с личния живот – конферентни разговори преди или след обичайното работно време. Стигало се е дори и до пълна промяна на работното време, за да съвпадне в това на хората от друга часова зона.
В последните години работиш в Comptel като ръководител на проекти за Европа. Разкажи ни повече за работата си.
Проектите в Comptel са свързани с внедряване на собствените продукти на компанията в телекомуникационни оператори. Продуктите обхващат няколко аспекта от работата на телекомите (Fulfilment, Provisioning & Activation, Mediation, Policy Control, Analytics) и това от своя страна води до голямо разнообразие и в самите проекти. Работата е много динамична и всеки ръководител на проекти в компанията работи по няколко проекта едновременно. Но точно това я прави интересна и привлекателна – за кратко време се учат доста неща и се трупа полезен опит.
Основните ми отговорности са свързани със сформирането на екипа, цялостната вътрешна и външна комуникация по проекта, постигането на поставените финансови цели на ниво проект, оценяване представянето на екипа по време и след приключване на проекта, както и даване на предложения за подобрение на процесите в компанията. Останалите отговорности са чисто оперативни и са „обикновено“ ежедневие (смее се).
Срещите с клиентите те учат да бъдеш дипломатичен, по-сдържан в емоциите си и да бъдеш техен партньор, но в същото време да отстояваш позицията и имиджа на собствената си компанията – все пак заедно с колегите от отдел „Продажби“ сме лицето на компанията, което клиентите виждат първо.
Често пътуваш. Има ли разлики в начина или нивото на работа на колегите ти тук и в другите европейски държави?
Първото нещо, което прави впечатление е, че в Централна Европа работят доста с подизпълнители за най-различни дейности. Може в един проект да са намесени дори 3-4 различни компании, като всяка от тях работи по отделна част от обхвата на проекта. И тъй като тези фирми работят по договори, изпълнението им се следи много изкъсо. Това от своя страна води до доста по-добре оформена документация и работа с по-високо темпо, заради неустойките, които се плащат при неспазване на сроковете.
Също така в Централна Европа ми се струва, че планирането е по-дългосрочно и се работи с цялостен план за 1-2 години напред. В Източна Европа, според мен, все още до голяма степен липсва това дългосрочно планиране и човек остава с усещането, че проектите са по-хаотични, изискванията винаги идват в последния момент и работата трябва да е свършена „вчера“.
За съжаление, в моя опит почти не съм забелязал разлика в начина, по който се дефинират изискванията. Досега съм имал само един (от около 25-30 проекта), в който изискванията бяха описани по професионален начин и структурираността им се поддържаше през цялото време на проекта. Във всички останали проекти, като кажем на клиента, че изискванията им не са оформени добре и има много липсващи детайли, следват неодобряващи погледи и повдигане на вежди. Като че ли знаят за съществуването на бизнес анализ само на теория, но не се прилага на практика.
Остава ли време за почивка и личен живот от толкова работа?
За добро или за лошо моята годеница също е много заета и се налага да подхождаме към личния живот също с повече планиране, за да успеем да наредим свободното си време по оптимален начин (смее се). Обичаме да пътуваме и се опитваме да посещаваме нови места всяка година.
Благодаря за този разговор!