Управление на времето… Какво? Как? Кога?
„Искаше ми се да имам още 8 часа днес.“; „Кога стана толкова късно?“; „Налага ми се да остана в офиса още малко.“
Звучат ли Ви познато? Това са изказванията на онези от нас, които са заети в работата, с децата или просто в живота като цяло. Стигнахме до онзи етап в живота си, в който времето все не ни достига.
Ако погледнем на управлението на времето като на проблем, трябва да погледнем и:
– В каква ситуация сме и с колко задачи сме се нагърбили;
– Какви са психологическите бариери, които ни пречат да управляваме по-добре времето си;
– Какви са приоритетите ни в този момент и струва ли си да ги загърбваме.
Нека разгледаме как „губим“ времето си. Можем ли да дефинираме всички задачи, с които сме се заели? Тези задачи носят със себе си и поети отговорности. Ако сте се претоварили с поети ангажименти, ще сте разконцентрирани и организирането на времето ще Ви се струва невъзможно. Помислете над поетите отговорности, приоритизирайте ги и оставете тези, които не са наистина важни. Не се нагърбвайте с неща, които смятате, че би трябвало да свършите. Вместо това се концентрирайте върху онези отговорности, които значат нещо за вас.
Сега нека видим, как нашият характер влияе върху умението ни да управляваме времето си. Кой от трите типа характер най-добре Ви описва?
1. Анализирате твърде дълго, но Ви е трудно да предприемете нещо?
За някои хора процесът на мислене над нещата, включително и управлението на времето, е далеч по-приятен от този, в който реално трябва да се постигне крайната цел. Стартирайки дадена задача, мислите ли за крайната цел, или тя по-скоро идва впоследствие?
2. Вземате ли лесно решения или се притеснявате и реагирате импулсивно?
Важно е да има баланс във вземането на решения, където трябва да изследвате проблема от всички ъгли, да съберете информацията и да предприемете необходимите действия. Импулсивното вземане на решения обикновено е чиста загуба на време. Ненужните грешки и повтарянето на едно и също действие е резултат от импулсивност.
3. Какво е Вашето „ниво на отлагане“ и чувствате ли се добре с него?
Нивото на отлагане е онази реакция на човека, която го кара да превръща поговорката „Не оставяй днешната работа за утре“ в „Не оставяй днешната работа за утре, ако можеш да я свършиш вдругиден.“ Ако Вие и хората от Вас приемат Вашето „ниво на отлагане“, то не правете промени. Ако обаче се чувствате виновен, мързелив или некомпетентен заради способността си да отлагате всичко, то промяната е неизбежна.
Сега трябва да си отговорим на третия въпрос: Какви са приоритетите ни в този момент и струва ли си да ги загърбваме? За отговора на този въпрос Ви предлагам да обърнете внимание на категориите задачи на Stephen Covey ( автора на „The Seven Habits of Highly Effective People“):
Задайте си въпроса дали тази задача, проект или начинание е:
- Спешно и Важно (да заведем настиналото дете на лекар, да завършим в срок проекта, който мениджърът ни е заложил). Прекарваме много часове в отговор на кризисните моменти, защото те са важни и необходими, но те също могат да ни попречат да достигнем нашата крайна цел.
- Не Спешно, но Важно (да прекарваме време с любимите хора, да организираме финансови отчети и данъчни декларации). Това са задачите, за които трябва да отделяме повече от времето си, тъй като те изискват дълго планиране, което в крайна сметка да ни спести време. И защото не са спешни, те често остават на заден план.
- Спешно, но не Важно (нов мейл, звънене на телефона, отговор на нужда или въпрос на колега). Тези дейности изискват внимание, но не са непременно от решаващо значение. Те могат да гълтат много от времето ни, тъй като се появяват спешно, но обикновено могат да почакат.
- Не Спешно и не Важно (почистване на къщата). Това е раят на отлагащия – нещата, които правим, за да избегнем по-важните отговорности.
За да управлявате времето си по-добре, научете се да казвате „не“, на онези задачи, който не са важни за Вас и не обяснявайте отказа си. Вашето време е важно за Вас.