Как да изтрием бързо и лесно празните редове от таблицата ни в Excel?

Често по време на обученията за Excel, които провеждам в нашия учебен център, курсистите ми задават този въпрос. На много от тях  им се налага да обработват стотици или хиляди редове с данни и искат максимално бързо да премахнат празните такива. Една от причините е, че има инструменти в Excel (PivotTabel, Subtotals и други), при които се препоръчва областта с данни да не съдържа цял празен ред или пък просто предпочитат да няма такива.

Не бих казала, че има универсален метод, чрез който да бъдат изтрити всички празни редове. Поради тази причина ще споделя няколко начина, като за всеки от тях ще разгледам както предимствата, така и недостатъците.

Първи начин: Чрез сортиране

Как действа сортирането?
Подрежда данните до първата празна колона отляво или отдясно и до първия празен ред отдолу, под селектираната от нас клетка. Ако над избраната клетка има цели празни редове, то те отиват най-отдолу, под таблицата.

1. Изберете произволна клетка, от която и да е колона от вашата таблица, под която няма цял празен ред (това може да е последният ред от вашата област с данни).
2. Изберете един от двата бутона  или

Недостатък: Този метод е подходящ, когато останалите редове
са пълни с информация и няма много празни клетки.

Втори начин: Чрез филтриране

1. Маркирайте цялата област с данни.
2. Изберете Data -> Filter
3. Изберете стрелката до етикета на всяка една от колоните, махнете отметката пред Select All и дайте такава само пред (Blanks).
4. Маркирайте всички празни редове, чиито пореден номер вляво е оцветен в синьо.
5. Натиснете десен бутон върху маркираната област и изберете Delete Row.

Недостатък: Ако имаме десетки колони, може да се наложи десетки пъти да повтаряме стъпка 3 и 4.

Трети начин: Чрез премахване на дублиращи се стойности

1. Маркирайте цялата област с данни.
2. Изберете Data -> Remove Duplicates
3. След като се уверите, че има отметка пред всяка една от колоните, избирате OK.
4. Изтрийте единствения останал празен ред, като го селектирате и изберете десен бутон -> Delete Row

Недостатък: Ако в областта, от която желаете да премахнете целите празни редове, има и такива с данни, които се повтарят, то този метод премахва и тях.
Така също премахването на празни редове чрез инструмента Remove Duplicates не е приложимо за версия 2003 и предходните.

______________________________________________
Лилия Николова е Microsoft и Cisco консултант в учебния център на Ню Хърайзънс България и инструктор с богат преподавателски опит.
Kъм момента е сертифицирана като: Microsoft Certified Trainer (MCT), Microsoft Office Specialist Master (MOS Master), Cisco Certified Network Associate (CCNA).

Виж други публикации от Лилия Николова