Кратки бележки относно стратегията за обучение в организациите, които внедряват SharePoint 2010
Приемането на платформа от типа на SharePoint 2010 от потребителите в организацията изисква повече от наличието на релевантно съдържание и напълно тествана среда. Приемането на платформата може би зависи най-вече от това дали ще бъдат спечелени сърцата и умовете на потребителите, за да започнат те да я използват пълноценно в ежедневната си работа. Планът за внедряване на платформа SharePoint 2010 следва да включва и детайлен план за обучение на потребителите и администраторите, с цел да бъдат представени предимствата на платформата и бъдат спечелени потребителите за каузата. Целта на настоящия пост е да представи накратко възможностите за разработване на стратегия за обучение за SharePoint 2010.
Преди да преминем към стратегията за обучение за SharePoint 2010, нека накратко отговорим на въпроса „Какво точно е SharePoint 2010 ?” SharePoint 2010 е платформа за споделяне на информация, управление на документи, платформа за workflow, рамка за Business Process Management, както и основа за разработка на приложения в помощ на ежедневната работа на така наречените information workers. Едно от основните предизвикателства при имплементацията на платформата е нейната многопрофилност, която я прави изключително трудна за обяснение на крайния потребител, т. н. information worker. Например потребителят може да споделя файлове както като приложения в електронна поща, така и през SharePoint. Поради тази причина е необходимо потребителите да имат ясна представа какви са възможностите на SharePoint и за какво могат да използват платформата. Също така е препоръчително потребителите да бъдат включени в проектирането на функционалностите на платформата от самото началото на имплементацията, но това е тема, върху която няма да спираме тук.
Работата с SharePoint 2010 ще бъде интуитивна за част от потребителите в организацията, но вероятно ще има и такива, за които работата с платформата ще бъде предизвикателство. Гъвкавостта на SharePoint 2010 е важно преимущество, но може да се превърне и в пречка в ръцете на неопитния дизайнер. Не подценявайте нуждата от обучение, особено за потребителите с права за проектиране и дизайн, независимо от общия брой потребители на платформата. От друга страна, имайте предвид, че ако за обикновения потребител се окаже, че е необходимо продължително обучение, то вероятно не сте осъществили и най-оптималния дизайн на SharePoint 2010. Придържайте се към общото правило, че резултатът от добрия дизайн на платформата е минимално обучение за мнозинството потребители.
Стратегията за обучение за SharePoint 2010 следва да обхване всички аспекти на платформата, както технологичните й функционалности, така и промените в бизнес процесите в следствие използването й. Препоръчително е потребителите, които са работили с SharePoint 2007, да бъдат запознати с новата функционалност на версия 2010.
Разработването на учебна програма следва да обхване нуждите на отделните общности от потребители в организацията. Не всички потребители ще имат еднакъв интерес към обучението, следователно не всички ще бъдат заинтересовани от задълбочено обучение. Препоръчително е всички потребители да бъдат запознати с добрите практики за организиране на информацията в организацията. Редица организации предоставят за всички потребители кратък курс, в рамките на един – два часа, за основните функционалности на SharePoint 2010 – ефективни техники за търсене, основни начини за организация на съдържание и схеми за навигация в портала. В последствие за потребителите, които ще изискват повече знания, можете да предоставите допълнителни курсове, в зависимост от професионалните им задължения. В случай че нетехнически специалисти ще получат пълен достъп или привилегии за дизайн в Sharepoint 2010 е препоръчително да ги запознаете с добрите практики за дизайн, а не само с начините на употреба на функционалността на платформата.
Перфектното време за обучение е непосредствено преди пускането на платформата в употреба. Потребителите, които ще бъдат отговорни за зареждане на първоначалното съдържание, следва да бъдат обучени преди началото на трансфера на съдържанието. Основното правило, което е препоръчително да спазвате при планирането на обучението, е да планирате обучението достатъчно бързо, така че да ангажирате естественото любопитство на потребителите в ползва на обучението, преди те да са се впуснали в изучаване на платформата сами, често използвайки „грешни” подходи за самообучение. Често се случва нетърпеливите потребители да споделят своите „открития” относно функционалностите на платформата, разпространявайки по този начин практики за работа, които далеч не са измежду най-добрите.
Обучения с продължителност от няколко дни вероятно ще бъдат подходящи за част от потребителите, но не забравяйте и ползите от мини обучения в процеса на работа, които ще позволят на потребителите да получат необходимите знания в правилния момент. Мини обученията могат да бъдат предоставени в различни формати, включително: онлайн или индивидуални SharePoint Basics учебни сесии; SharePoint in-depth учебни сесии в рамките на 10-на минути, целящи разяснение на конкретна задача; онлайн документация или на документация на хартиен носител; онлайн библиотеки за споделяне на добри практики, регулярни учебни сесии от типа “lunch and learn”, както и приемни часове за индивидуални консултации. Какъвто и начин за обучение изберете, не забравяйте че “one size does not fit all”. Ще извлечете максимален резултат от обучението, когато предоставите различни начини за доставянето му: обучение в група, онлайн, computer-based training (CBT), лични консултации и т.н.
Учебният план следва да бъде разработен според нуждите на организацията. Същото не важи за учебното съдържание. На пазара съществуват множество стандартни курсове за SharePoint 2010 (в това число курсовете на Ню Хърайзънс България), документация и онлайн курсове, както и тренинги. С цел да оптимизирате ефективността на вашия учебен план можете да обучите по един специалист от всеки отдел в организацията да бъде обучител в собствения си отдел.
Не се заблуждавайте – някои потребители ще изискват изцяло индивидуален подход към обучението. В общия случай съществуват три вида потребителски роли в SharePoint, в зависимост от привилегиите, с които разполагат – visitors, members и owners. Макар ролята на Visitor да има по подразбиране единствено привилегии за четене в SharePoint, то често се случва ролята да има и правомощия да добавя различни тагове или рейтинги в съдържанието. Този тип потребители следва да бъдат обучени как да боравят с информацията на организацията и как да спазват организационната култура на организацията. Ролята на Member включва както правомощията на Visitor, така и правомощия за добавяне на съдържание и разпределение на метаданни. Ролята на Owner има правомощия в SharePoint да променя структури, lists, библиотеки, както и метаданни, и в допълнение споделя правомощията на Members и Visitors. Моля вижте примерна учебна програма за всяка от ролите:
За повече информация относно възможностите за обучение със SharePoint 2010, както за потребители, така и разработчици и администратори, моля не се колебайте да ни потърсите.
Използван източник: SharePoint 2010 Adoption Best Practices, September 2010, Microsoft White Paper.
София, 02.03.2011 г.