Технологии за колаборация в реално време
Работите по проект, пращате отделни email писма за всяка версия на документ до колегата/началника/клиента. Съществуват по-лесни и по-ефективни методи за подобна работа в екип – те са бъдещето на работата с офис документи и стават все по-добри.
В тази статия ще разгледаме трите най-популярни инструмента за колаборация и работа в екип по офис документи, предлагани от Microsoft и Google: Microsoft Office Web Apps, Google Docs и Google Cloud Connect.
И трите продукта предлагат стандартните офис възможности за работа с документи, таблици и презентации, но обещават и повишена продуктивност чрез опростени/познати интерфейси и чрез онлайн колаборация в реално време. Всичко това идва практически без нужда от допълнително обучение.
Office Web Apps
Започваме с относително новото предложение от Microsoft, което предлага познатия в Office 2007 и 2010 интерфейс и лесен експорт към всички поддържани файлови формати.
Най-важната функция в тази услуга е, че тя позволява на няколко души да работят едновременно върху една и съща част от текста. Всеки нововъведен/изтрит символ или промяна във форматирането води до мигновена промяна за всички разглеждащи и редактиращи документа.
Опитайте Microsoft Office Web Apps
Google Docs
Google Docs е онлайн услуга, чрез която можете да работите върху вашите документи, независимо дали са DOC, DOCX, RTF, PDF, TXT, ODF, ODT, ODS, XLS, XLSX, CSV, PPT, PPTX и много други. Както и в Office Web Apps, и тук се поддържа колаборация в реално време като функцията работи безупречно, дори при нестабилна интернет връзка.
Може да поканите когото си поискате да редактира документа с вас, като липсват всякакви ограничения на броя работещите. Имате опцията да поканите хора, които могат единствено да разглеждат, но не и да редактират съответен документ. За случаите, когато работата по документа не се извършва едновременно, могат да се оставят коментари и бележки върху конкретна част от текста.
Друга изключително важна възможност е съхранението на абсолютно всички версии на документа и бързия достъп до архива с тях чрез File > See revision history.
Опитайте Google Docs
Google Cloud Connect
Google Cloud Connect е плъгин Microsoft Office 2003, 2007 и 2010, пуснат много скоро (24 февруари) и който добавя възможности за колаборация в реално време за основните продукти в Microsoft Office.
Плъгинът се добавя към интерфейса на Word, Excel и Powerpoint както е показано по-горе и работи, без да изисква специални настройки след първоначалната инсталация.
Плъгинът ви позволява да:
- Работите заедно с ваш колега/приятел/клиент в реално време
- Използвате вашите умения и знания за сложни действия и функции в Word, Excel и Powerpoint
- Работите в позната среда с интерфейса, на който сте свикнали
- Пазите копие на всяка версия на документа, така че да можете да възстановите конкретната версията с промените, които най-много ви устройват
- Работите без проблеми с познатите ви файлови формати
Недостатъци обаче са необходимостта от инсталиране на компютрите на всички работещи в екип и възможността от конфликт на редакции. Ако двама души редактират един и същ елемент в даден документ, то тогава плъгинът съобщава за конфликт и дава възможност за избор между двете версии (като може да видите и двете). Подобен проблем отсъства при Office Web Apps и Google Docs.
Опитайте Google Cloud Connect
Заключение
Като цяло услугите Office Web Apps и Google Docs са сравними и попадат в една категория на услуги работещи само през уеб интерфейс, недостатъците тук са леко различните интерфейси, слабата поддръжка за по-стари браузъри и като цяло все още неизградения навик на хората да вършат офис работа в браузъра си.
Google Cloud Connect е услугата която се различава и предлага доста отлична функционалност, като средата в която работите не търпи абсолютно никакви промени, но изисква време за инсталиране на плъгина на всички участници в проект и създава досаден проблем всеки път когато двама души работят по един елемент.