Интеграцията на SharePoint 2010 с Office 2010: какво ще донесе за потребителя?

Целта на Microsoft Office винаги е била да автоматизира задачите и да предоставя възможност за избор на начина ни на работа в офиса, дома или в училището. Днес Microsoft Office е измежду основните инструменти, спомагащи и оптимизиращи бизнес продуктивността, управлението на съдържание (content management) и колаборацията (collaboration).

Интеграцията на SharePoint 2010 с Office 2010 предоставя на потребителите функционалност, която стъпва върху взаимовръзките между клиент и сървър. Често пъти потребителите дори не биха забелязали, че въпросните взаимовръзки са в действие. Според редица анализатори, измежду които Гартнър и Форестър, работното място на така наречения „information  worker” ще бъде все повече част от една обща, интегрирана производствена среда. Office 2007 е първият продукт във фамилията, предоставил интегрирана работна среда чрез възможностите за синхронизиране на клиенти, сървър и трети продукти. Office 2010 развива функционалността на 2007 и добавя нови възможности за оптимизиране на работните процеси, тоест пестене на време и пари.

Можем да обобщим в четири направления ползите от интеграцията на SharePoint 2010 с Office 2010: Work Better Together, Bring Ideas to Life, Use Office Anywhere, The Practical Productivity Platform.

Work Better Together: Интеграцията на SharePoint 2010 с Office 2010 позволява на хората да отговарят и да извършват задачи по-бързо, тъй щото да бъдат по-добре подготвени за изпълнението на задачите според поставените срокове. Чрез обмена на документи, придружен от ИТ контрол, хората имат възможност да отговарят адекватно и бързо, събирайки нужната информация от множество източници в организацията. Специалистите от различни отдели и с различни функции в една организация ще имат възможност да обменят и създават своите отчети, договори и анализи по по-бърз и ефективен начин.

Конкретни ползи Work Better Together, повечето от които са налични в пълната си функционалност само с интеграцията на SharePoint 2010 с версия 2010 на Office:

• Възможност за създаване на документи в Word 2010 и PowerPoint 2010 от множество автори. Всички промени, направени от различните потребители се съхраняват върху документите, хоствани в SharePoint 2010
• Възможност за екипна работа върху работни листа (spreadsheets) чрез уеб браузър. Редактиране в реално време от множество хора на работен лист с помощта на Excel 2010 Web App
• Възможност за споделяне на промени в реално време в документ от OneNote 2010, осигуряваща сигурен начин за следене на промените
• Възможност за споделяне на PowerPoint слайдове с отдалечени потребители през уеб браузър, дори те да нямат инсталиран PowerPoint
• Възможност за директно запаметяване на документи и презентации от Office в SharePoint.

Bring Ideas to Life: Днес хората работят, проправяйки си път всред хаоса от информация. Все повече работещите имат нужда от обобщаване на информацията и анализ на данни от различни, често пъти пръснати и несвързани източници. Хората търсят и все по- привлекателни, грабващи окото, изразни средства, чрез които да представят идеите си.  Конкуренцията налага всички да се стремят да бъдат по-ефективни и да използват максимално наличните ресурси. Интеграцията на SharePoint 2010 с Office 2010 позволява хората да създават и да споделят анализи направо от десктопите си или през браузъри, елиминирайки ненужните и повтарящи се запитвания за даден анализ, и спомагайки взимането на информирани бизнес решения в една защитена ИТ среда.

Конкретни ползи Bring Ideas to Life, повечето от които са налични в пълната си функционалност само с интеграцията на SharePoint 2010 с версия 2010 на Office:

• Възможност за генериране на уеб-базиран анализ и манипулиране на масиви от данни със стотици милиони редове чрез add-in PowerPivot for Excel 2010
• Възможност за публикуване и споделяне на анализи и резултати от Excel работни листа чрез Excel Services
• Възможност за публикуване на апликации за Microsoft Access в SharePoint 2010
• Възможност за автоматизиране на Metadata Capture с цел улесняване достъпа и използваемостта на информацията
• Възможност за използване на Office Backstage View с цел свързване на Microsoft Office апликации с SharePoint 2010 и осигуряване на достъп до workflow, метаданни и социални приложения
• Улеснен достъп до темплейтите на SharePoint 2010
• Възможност за прилагане на PowerPoint теми към сайтове на SharePoint
• Възможност за многократно използване на workflows и достъп до workflow темплейти
• Визуализиране на workflows в SharePoint

Use Office Anywhere: Днес все повече професионалисти се възползват от възможностите на мобилното работно място. Непрестанният достъп, през различни устройства, до мрежата на организацията и нейната и информацията има критично значение за ежедневната продуктивност на работещите. Интеграцията на SharePoint 2010 с Office 2010 позволява на хората да достъпват необходимата информация и да комуникират, независимо от местонахождението си. На практика достъпът е възможен от всяка една точка; сигурността, надеждността и приемствеността са гарантирани по време на обмена на информация между различните устройства и физически локации.  Средствата за комуникация синхронизират помежду си всички промени, извършени онлайн или офлайн.

Конкретни ползи Use Office Anywhere, повечето от които са налични в пълната си функционалност само с интеграцията на SharePoint 2010 с версия 2010 на Office:

• Възможност за редактиране на Office документи, дори когато те не са свалени на компютъра
• Възможност за редактиране на документи в Office от мобилни устройства
• Възможност за редактиране офлайн на форми, рипорти, куeрита и макроси в Access и синхронизирането на промените в последствие в SharePoint
• Възможност за работа офлайн със съдържание в SharePoint 2010 и синхронизиране на промените онлайн
• Възможност за попълване на InfoPath форми чрез уеб браузър или мобилно устройство онлайн и офлайн
• Възможност за публикуване в уеб на Access бази данни

The Practical Productivity Platform: Бизнесът изисква подкрепата на ИТ отдела за все по-сложни дейности и начинания, като същевременно очакванията за намаляване на разходите за ИТ инфраструктура като че ли преобладават. Същевременно организациите са изправени пред необходимостта да работят с все повече на брой и различни по вид устройства и да взимат под внимание защитата на информацията, обменяна между устройствата.  Интеграцията на SharePoint 2010 с Office 2010 осигурява достъп до трети приложения и външни източници на данни (SQL, Oracle, SAP, Siebel и т.н.) чрез познатия интерфейс на офисните приложения, спестявайки нуждата от обучение за работа с непознати интерфейси.

Конкретни ползи The Practical Productivity Platform, повечето от които са налични в пълната си функционалност само с интеграцията на SharePoint 2010 с версия 2010 на Office:

• Възможност за достъпване на LOB данни онлайн и офлайн
• Форми в SharePoint 2010, които създават, четат и редактират данни от трети приложенея
• Подсилена защита чрез електронни подписи
• Възможност за публикуване на форми с един клик на мишката, тоест съкращаване употребата на Publishing Wizard за всяка промяна на форми в SharePoint 2010. Улеснено управление на формите и техните различни версии
• Възможност за създаване на Office Business Applications (OBA) с помощта на SharePoint framework
• Улеснено придвижване на InfoPath приложения между сайтове и сървъри

Източник:

Business Productivity at Its Best, Microsoft Office 2010 and Microsoft SharePoint 2010. Microsoft Whitepaper, May 2010.

София, 16.02.2011 г.