Имейл предизвикателство: Inbox 0-10
Колко съобщения имате в момента в inbox-a:
0-10?
До 50?
Около 200?
Към 500?
Между 500 и 1000?
Ако отговорът ви е между 0 и 10, не четете по-нататък, справяте се страхотно!
Ако не е, опитайте се да си спомните кога за последно пощата ви беше празна. Ако имате над 500 писма, очевидно е било отдавна.
Колко пъти през последния месец се случи да преровите стотици имейли, мърморейки: „Знам, че е някъде тук…”, докато намерите този, който ви трябва? Дали не е имало други, по-смислени неща, които сте можели да свършите през това време?
Когато се върнете от отпуск, стряскате ли се от мисълта, че трябва да проверите имейла си? А в понеделник сутрин?
Всъщност, вие ли контролирате имейл пощата си, или тя контролира вас?
Организирането на имейла е нещо доста по-просто, отколкото ви се струва.
Ken Rosen, Director Community & Evangelism в Microsoft, съветва как да сведете съобщенията в inbox-a на 0, да ги поддържате на 0 и едновременно с това да сте в течение с цялата информация, от която имате нужда.
Да започнем от самото начало. Inbox – Това е мястото, където вашата поща пристига, а не където се съхранява. За да улесните живота си, ежедневно преминавайте през всичките си съобщения и използвайте няколко прости правила, за да махнете всичко от inbox-a.
Стъпка 1
Изтрийте всичко ненужно, а това означава имейли, които:
– не се отнасят до вас;
– не са свързани с работата ви;
– съхраняват се някъде другаде, напр. на фирмения SharePoint сайт.
– няма да ви потрябват в обозримо бъдеще, напр. следващите 6 месеца (или ако все пак мислите, че може да ви потрябват, запазете ги в папка, но не и в inbox-a).
Стъпка 2
Имейлите, които са ви необходими, разпределете в 4 папки:
Action required – за имейлите, които изискват действие от ваша страна.
Read Only – когато не се изисква да правите нищо с писмата, но знаете, че трябва да ги прочетете, защото съдържат важна за вас информация.
Reference – писма, които трябва да запазите за справка, в случай че се наложи да ги прочетете по-късно.
Action Maybe –все още не знаете дали трябва да правите нещо, или не с тези имейли.
Обърнете внимание, че на този етап все още не предприемате нищо, просто преглеждате и разпределяте.
Тази процедура ще бъде много лесна и бърза, ако в организацията ви съществува практиката за добавяне на префикси в Subject, които ясно показват какъв тип е съдържанието на имейла. Добрият имейл е този, при който още от заглавието можеш да разбереш какво се очаква от теб – да предприемеш някакво действие или не. Ето 4 префикса, които работят вместо вас:
AR (Action Required) – изисква се действие от страна на получателя;
RR (Response Required) – от получателя се иска единствено да отговори на имейла;
RO (Read Only) – важно е съобщението да бъде отворено и прочетено;
FYI (For Your Information Only) – съобщение, което може би ще е интересно за получателя, но за изпращащия не е важно дали ще бъде прочетено, или не.
Ако в цялата организация се въведе използването на подобни префикси, папката Action Maybe скоро ще стане излишна. Само по себе си това ще ви помогне да разпределяте времето си по-ползотворно и да преминавате през пощата си по-бързо.
Стъпка 3
Заемете се с папка Action Required. Минете през всяко съобщение и предприемете следващо действие. Ето няколко работещи варианта:
Откажете да се ангажирате.
Ако някой иска от вас да направите нещо, не означава непременно да го направите. Имате право да кажете, че нямате възможност. Или че ще се опитате да помогнете, но имате други неща, които са ви приоритет в момента и подателят ще трябва да изчака. Нека той/тя сам прецени дали да остави това на вас, или не.
Делегирайте.
Ако сте на мениджърска позиция, това ви се случва често. Делегирайте на някой друг, но отбележете, че сте го направили, като поставите Follow up. Много от нас делегират и после забравят – така не можете да проследите дали е направено.
Действайте.
Ако не можете да делегирате задачата, вероятно трябва да действате. Можете да направите необходимото сега или по-късно. Ето една добра практика: ако можете да направите нещо в рамките на 2-3 минути, не отлагайте, направете го веднага. Ако ви е необходимо повече време (напр. за да обмислите как да го направите, да потърсите допълнително информация, да се допитате до други хора, т.н.), направете друго:
Определете време, в което ще работите по тази задача.
Планирайте кога ще се заемете със задачата и я въведете в календара си. В Microsoft Outlook можете с ляв бутон да вземете съобщение от кутията си и с drag&drop да го пренесете директно върху иконата на календара си, при което то се превръща в задача/среща, с цялата съдържаща се в него информация.
Едно основно правило: Никога не затваряйте имейл, след като веднъж вече сте го отворили. Предприемете необходимото действие – отговорете, преместете в папка или изтрийте.
Източник:
Microsoft Certified Career Conference 2010