Класическите грешки в Microsoft Excel – продължение

Както обещах, ето продължението на статията, в която разглеждаме видовете грешки в Microsoft Excel, начина на получаването им и варианти за решение.

Днес ще разгледам грешките #N/A, #REF и #DIV/0.

#N/A (Not Available)

На Фигура 1, в колони А и В има въведена база данни, която съдържа номер и име на курс. С помощта на функцията VLOOKUP, търсим курс с номер 4, както се вижда в колони D и E. Резултатът, който връща функцията, е грешка N/A, защото курс с такъв номер не съществува.

Ако използвате често функцията VLOOKUP, няма начин да не сте срещали грешка от вида ＃N/A. Тази грешка се показва тогава, когато търсената стойност не е намерена или критерият за търсене не е зададен правилно.

Решението:
Ако получите такъв резултат, може да предпочетете грешката да не се показва, за да използвате по-късно този резултат за нещо друго. За целта ще използваме една комбинация от вложени функции.

1. Въвеждаме функцията VLOOKUP

2. Копираме я от лентата за формули (в следващия ред само поставяме копираното)
3. Използваме IF и ISERROR:

В превод на горната формула: Ако намериш грешка в резултата от функцията VLOOKUP, остави клетката празна, в противен случай, запиши резултата от функцията VLOOKUP

=IF(ISERROR(VLOOKUP(вашите данни));““;VLOOKUP(вашите данни))

ПС: 1. В Microsoft Excel има няколко функции, които проверяват за грешки, но само функцията ISERROR търси за грешка от вида N/A.

2. В зависимост от настройките на вашия компютър, може да се наложи да използвате знак за разделител запетая (,), вместо знак за разделител точка и запетая (;), както е показано в примера.

#REF

Това е друга често срещана грешка в Microsoft Excel. Ако разберем как се получава, бихме били по-внимателни, за да не се стига до нея. Случаите, в които може да получим такава грешка, са:

1. Клетките, които са използвани във формула, са преместени или изтрити. Тук е изключително важно да се разбере, че не става дума за съдържанието на клетката (като стойност), а за самата клетка със съответния й адрес.
2. Формулата е копирана на друго място и губи адреса на клетките, които участват в нея.

На Фигура 3 е използвана обикновена формула, която събира, и полученият резултат се умножава с клетка В5.

Ако инцидентно се изтрие цялата клетка В5 (а не само съдържанието), както е показано на Фигура 4:

резултатът ще бъде грешка от типа #REF! (Фигура 5).

Решението:
1. Добре е тази грешка да се открие веднага при получаването и може да се използва команда UNDO (макар че аз лично не я предпочитам J).
2. Формулата трябва да се пренапише.

#DIV/0

Тази грешка е също доста популярна, но за разлика от #REF! и другите разгледани функции, се коригира много по-лесно. Самата грешка означава, че използваме празна клетка или клетка със стойност нула, на която се опитваме да делим (Фигура 6).

Резултатът от тази формула е показан на Фигура 7:

Решението:
Открийте празната клетка и коригирайте в лентата за формули.

Надявам се да съм била полезна!

___________________________________________________
Боряна Петрова води курсове по Microsoft Office в учебния център New Horizons. Сертифицирана e като MOS Master, MCT, MCTS Project 2007.

Повече за Боряна Петрова
За програмите на курсовете: Microsoft Excel Courses & Training
За допълнителна информация, моля, свържете се с нас на тел.: (2) 4210040/44 или ни пишете на: office@newhorizons.bg.