Управление на електронното обучение: Планиране

1. Как да планираме внедряването на електронно обучение в нашата компания?

Много организации гледат с интерес към системите за електронно обучение с две очаквания: първо, с тяхна помощ да намалят разходите си за обучение и второ, всички служители изведнъж ще станат знаещи, можещи и опитни, защото са им осигурени обучения по всички необходими теми. И двете са особено актуални в днешната икономическа обстановка.

Началото

Успешното стартиране на един проект отнема време. Същото се отнася и за внедряването на система за електронно обучение в компанията.

След като поръчате своята (готова) eLearning система, планирайте поне 1 месец за подготовка. Случаите, когато се разработва елърнинг система по поръчка ще разгледаме отделно, но дори и тогава планирането, обучението и вътрешният маркетинг са от съществено значение за успеха на вашата инициатива.

Ето някои от въпросите, които трябва да си зададем и да намерим отговор:

• Кои са най-важните членове на вашата организация, които трябва да участват в планирането и стартирането?
• Как ще определите дали имате успех?
• Как ще групирате своята организация: по нива, по отдели, по нужди, по територия?
• Ще препоръчвате или ще изисквате обучение?
• Какви са препоръките за използване?
• Как ще разпространите новината за този нов онлайн ресурс?

Стъпка по стъпка

Вашият екип за планиране и стартиране
Създайте екип, който включва специалисти от различни отдели, за да чуете гласа на различните служители в компанията. Ето един пример:

• Човешки ресурси: Отговорни за планове за развитие, нужди от ИТ обучение, поддръжка на потребителите на eLearning системата.
• ИТ: Отговорни за инсталирането на допълнителен софтуер като Flash/Shockwave плейъри, определяне на нужди от ИТ обучение, поддръжка на потребителите на eLearning.
• Маркетинг/комуникации: Отговорни за брандиране, организация на събитието за откриване на обучението, текуща кампания за поддръжка на интереса, поддръжка на вътрешна информация и популяризация.
• Обучение: Отговорни за изискванията и препоръките към обучението, създаване на съдържание по поръчка, интеграция на онлайн обучение с обучение в класна зала.

Какво ниво на използване можете да очаквате?

До каква степен вашите служители ще участват в електронното обучение зависи от:

• Oрганизацията, културата, подкрепата към продължаващото обучение;

• Достъпа на учащите до системата за обучение;

• Възможността на администратора на учебния портал да координира текущите отчети, комуникация и маркетинг.

Колкото повече вашите мениджъри използват електронното обучение за подкрепа на целите по изпълнението, толкова по-активно вашите обучаеми ще използват учебния портал. Организации, които отделят време и продължаваща подкрепа на процеса на електронно обучение, често постигат над 85% използване на своята система за електронно обучение.
От друга страна, организации, които инсталират решението и очакват, че обучаемите сами ще го използват, обикновено са разочаровани от ниското ниво на използване – под 10 %.

Не забравяйте: След стартиране онлайн обучението изисква периодична, таргетирана двупосочна комуникация

Добри практики

За да сте сигурни, че вашият eLearning ще „работи“, е необходимо да:
• Изисквате: „Това, което се измерва, ще се свърши“;
• Разграничавате необходимото от желаното, „трябва да знам” от “искам да знам“;
• Награждавате постиженията в онлайн обучението;
• Осигурявате безпроблемен достъп;
• Ангажирате висшето ръководство.

Как ще определите дали имате успех?

• Заложете базови цели;
• Наблюдавайте използването и комуникирайте резултатите;
• При нужда проведете обучение на мениджърите, как задължителните електронни курсове осигуряват стандартизация на знанията в отдела им.

В следващата публикация ще разгледаме как да оценим възвръщаемостта от инвестицията в система за онлайн обучение.