SharePoint и Office 2010: интересни интеграционни функции между двата продукта
Ради Атанасов - SharePoint Architect, Developer & Consultant
Безспорно е, че SharePoint носи много нови възможности на продуктите от Office пакета на Microsoft. С всяко ново издание на продуктите идват и иновации, които са пряка следственост от съвместимостта им, и съответно водят до нови възможности за преструктуриране на бизнес процесите и подобряване на съвместната работа.
Факт е, че много офис служители прекарват сериозен процент от времето си в работа с Outlook. Ако работата с Outlook се оптимизира и видимостта на данни и информация се подобри, то всички ставаме по-производителни и можем да взимаме по-добри решения.
Искам да ви разкажа за някои от интересните функции в Outlook, които по един или друг начин са възможни заради SharePoint.
Outlook 2010
Социални функции в SharePoint: Outlook 2010 има много новости за връзка със социални мрежи, като например извличането на снимки или събития от мрежи като Windows Live и Facebook. Това става възможно поради т.н. „Outlook Social Connector”, който е част от продукта. От гледна точка на SharePoint 2010, Microsoft са вложили много инвестиции в социалните функции на платформата. Тя дава възможност на крайни потребители да коментират и оценяват съдържание, да се свързват с други колеги и да се “социализират” с кратки съобщения по подобен начин на това, което Twitter предлага. Outlook позволява на тези нововъведения да бъдат консумирани заедно с новините от различните социални системи.
Фигура 1: Социален конектор в Outlook показва събития от различни мрежи (Източник)
Данни в SharePoint: Още от миналите версии SharePoint ни позволява да създадем връзка между списъци и библиотеки в Outlook, така че да имаме видимост на съдържание в SharePoint от Outlook. Заедно с тази възможност идва и вариантът да прегледаме документ, без да го отваряме (preview), както и да работим с данни, докато не сме в локалната мрежа на офиса (offline synchronization). Като крайни потребители може да избираме кои точно списъци и библиотеки да следим в Outlook и да добавим тези, с които работим най-често – няма нужда да ги търсим в интерфейса на SharePoint.
Календари в SharePoint: Друга подобна функционалност е свързването на Outlook с календари в SharePoint. Това позволява двупосочно синхронизиране между двете системи, както и съчетаването на няколко календара в един изглед (calendar overlay). Това вече е възможно и в интерфейса на SharePoint през уеб браузер.
Фигура 2: Няколко календара в един изглед (Източник)
Свързването на календари позволява да създадем сценарии, като например резервирането на зали или техника в централизиран календар, но в същото време да споделим тази информация с външни потребители чрез интерфейса на SharePoint.
Задачи от SharePoint: SharePoint позволява да създаваме „задачи“ към потребител (или група от потребители) и да съхраняваме тези задачи в предназначени места в системата. Често употребявана функционалност е да синхронизираме задачите си от различни места в Outlook, така че да ги виждаме на едно място. Outlook предлага сериозен интерфейс за работа с задачи и съответно свързаността между задачи в SharePoint и Outlook е добре покрита от Microsoft. Това ни дава възможност да следим на едно място задачи, създавани от външни процеси, или например “Workflow“ решение, така че да не губим излишно време от всекидневието си в търсенето на тези задачи.
Връзка с външни системи: SharePoint 2010 ни дава възможност да консумираме информация от външни системи с „Business Connectivity Services” (BCS). Например, ако имаме контакти в CRM система, или база данни с продукти и поръчки, или система за управление на срещи и събития, BCS ни дава възможност да създадем връзки между тези системи с SharePoint и оттам те да бъдат консумирани в Outlook. Тъй като връзката е двупосочна, данните могат да бъдат редактирани директно от Outlook и съответната редакция да бъде отразена във външната система.
Фигура 3: Редактиране на данни от други системи директно в Outlook (Източник)
BCS ни дава възможност да свързваме SharePoint 2010 с други системи, без необходимостта да пишем код. Именно такива решения могат да бъдат консумирани в Outlook.
Допълнителни ресурси:
http://technet.microsoft.com/en-us/sharepoint/ee518675.aspx
http://blogs.msdn.com/b/bcs/archive/2009/12/04/bcs-team-channel-external-lists-in-outlook.aspx
http://blogs.msdn.com/b/outlook/archive/2007/09/28/sharepoint-outlook-the-perfect-link.aspx
___________________________________
Ради Атанасов е SharePoint архитект, работил по над 40 SharePoint проекта за правителствени и корпоративни клиенти в Австралия и Европа. Основател е на компаниите DeepClick и OneBit Software, фокусирани в предлагането на консултантски услуги и продукти върху SharePoint технологии.
Сертифициран е като MCPD в SharePoint 2010 и ASP.NET, MCT. Инструктор е за официалните курсове на Microsoft по SharePoint 2010 Ignite програмата в България и Австралия.
♦ Свържете се с нас за SharePoint курсовете на Ради Атанасов в учебния център New Horizons.