Как да създадем универсален динамичен Outlook подпис на служителите?

Въвеждането на универсален подпис за всички служители е добра практика, която се използва за изграждане и поддържане на имиджа на компанията; промотиране на актуални събития, новини и пр.
Обичайна практика е решението за формата на подписа да се взима на управленско ниво и чрез имейл да се довежда до знанието на всички служители.
Оттам нататък от служителя се очаква: да знае откъде да промени подписа си, да го копира точно и да отдели необходимото време, за да го направи.

Изпълнението често среща затруднения:
– служителите успяват да сменят подписа си по различно време, съобразно с текущите си задължения;
– не всеки е запознат с тази функция на Outlook и се губи време и ресурс за инструкции и ръчно създаване на всеки един подпис;
– невинаги се обръща внимание на важни детайли като шрифт, размер и цвят на текста, интервали и символи;
– допускат се грешки при използването на линкове и се случва те да не водят към желаната директория.

Резултатът?
Мениджърът, който е поставил изискване за универсален подпис, е твърде вероятно да остане неприятно изненадан от свободните интерпретации на тема корпоративен стандарт.

Microsoft дава възможност да се отстранят негативите, като се създаде универсален динамичен Outlook подпис.

За да създадем Outlook подпис с информация от Активната Директория и допълнителна декорация, използваме:
• Active Directory® Service Interfaces, за да набавим информация за потребителя (атрибути като длъжност, телефонен номер, имейл адрес)
• VBScript за създаване на и форматиране на подписа(VBScript дава възможност за използване на Visual Basic извън браузъра)
• Microsoft Word Object Model – предоставя набор от обекти,класове и методи чрез който да манипулираме  “Outlook Signatures”
• Active Directory Group Policy – инструктиране компютрите да стартират .vbs скрипта при всеки Logon процес.
• HTML код за декорация на подписа

Какви са стъпките?
1. Взимаме информация от WshNetwork Object Model за потребителя и домейна.

2. Създаваме функция, която превежда резултатите от Network Object Model във формат, подходящ за търсене в Активната Директория.

3. Правим заявка към Активната Директория за представяне на потребителите с техните атрибути.

4. Подготвяме няколко пътя за съхранение на подписите:

5. Задаваме съдържанието на самия подпис:

6. Свързваме подписите с помощта на Microsoft Word Object Model:

7. Запаметяваме всичко във .vbs файл и резултатът е:

8. Създаваме .bat файл, който да се стартира като Logon Script за всички потребители:

Какво постигаме?
Поддържане на корпоративния стандарт; лесно и бързо управление на подписите на всички служители; премахване на риска от индивидуална грешка.

Материали: Георги Иванов, системен администратор